Εάν εργάζεστε ως ελεύθερος επαγγελματίας ή ως ανεξάρτητος εργολάβος, οι περισσότεροι από τους πελάτες σας θα πρέπει να σας ζητήσουν να συμπληρώσετε το έντυπο W-9 της IRS και μια Αίτηση για αριθμό φορολογικού μητρώου και πιστοποίηση. Αυτή η φόρμα βοηθά τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν βασικές πληροφορίες από τους προμηθευτές τους για να προετοιμάσουν τις επιστροφές πληροφοριών για το IRS. Οι επιχειρήσεις πρέπει να καταθέτουν πληροφορίες επιστρέφοντας χρησιμοποιώντας το έντυπο 1099-MISC κάθε φορά που πληρώνουν ελεύθερους επαγγελματίες ή ανεξάρτητους εργολάβους συνολικά $ 600 ή περισσότερα μέσα στο έτος (βλ. The Purpose of 1099 Forms).

Οι πελάτες σας θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες στο W-9 για να σας δώσουν το όνομα, το όνομα επιχείρησης, τη διεύθυνση και τον αριθμό φορολογικού μητρώου (TIN) στο 1099-MISC που υποβάλλουν για εσάς. Θα στείλουν ένα αντίγραφο του 1099-MISC στο IRS και ένα άλλο αντίγραφο σε σας στα τέλη Ιανουαρίου, μετά το τέλος του φορολογικού έτους.

Άλλες περιστάσεις για τις οποίες μπορεί να σας ζητηθεί να συμπληρώσετε ένα W-9 περιλαμβάνουν:

• Ορισμένες συναλλαγές με ακίνητα
• Τόκοι υποθηκών
• Απόκτηση ή εγκατάλειψη εξασφαλισμένης περιουσίας
• Ακύρωση χρέους > Συνεισφορές σε ατομική ρύθμιση συνταξιοδότησης (IRA)

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις χρήσεις του - και όταν πρέπει να υποθέσετε ότι πρέπει να υπογράψετε ένα - διαβάστε το σκοπό της φόρμας W-9.

Οδηγίες Βήμα-προς-Βήμα

Το Έντυπο W-9 είναι ένα από τα ευκολότερα έντυπα IRS για να ολοκληρωθεί, αλλά αν οι φορολογικές φόρμες σας κάνουν νευρικό, μην ανησυχείτε. Θα σας οδηγήσουμε στον κατάλληλο τρόπο για να το ολοκληρώσετε.

Βήμα 1:

Καταχωρίστε το όνομά σας όπως εμφανίζεται στη φορολογική σας δήλωση. Εύκολο, σωστά;

Βήμα 2:

Εισαγάγετε το όνομα της επιχείρησής σας ή το όνομα της "μη ληφθείσας οντότητας", αν είναι διαφορετικό από τα παραπάνω. Για παράδειγμα, μπορεί να είστε αποκλειστικός ιδιοκτήτης, αλλά για σκοπούς μάρκετινγκ, δεν χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας όνομα ως το όνομα της επιχείρησής σας. Αντίθετα, κάνετε "δουλειά ως" κάποιο άλλο όνομα. Θα εισάγετε αυτό το όνομα εδώ. Όσον αφορά το τμήμα που δεν έχει ληφθεί υπόψη, αν δεν ξέρετε τι είναι, ίσως δεν είστε ένας. Ο συνηθέστερος τύπος μη ελεγχόμενης οντότητας είναι μια μονοπρόσωπη εταιρεία περιορισμένης ευθύνης και οι ατομικές επιχειρήσεις και οι εταιρείες S δεν ταξινομούνται ποτέ ως ανεξάρτητες οντότητες. Βήμα 3:

Ποιος τύπος επιχειρηματικής οντότητας είστε για την ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση: ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, εταιρεία C, εταιρία S, trust / estate, εταιρεία περιορισμένης ευθύνης ή "άλλη"; Ελέγξτε το κατάλληλο πλαίσιο. Αν δεν είστε σίγουροι, ίσως είστε μοναδικός ιδιοκτήτης, επειδή θα έπρεπε να καταθέσετε πολλά χαρτιά για να γίνετε μία από τις άλλες οντότητες. Βήμα 4:

Εξαιρέσεις. Είναι πιθανό ότι θα αφήσετε αυτά τα κουτιά κενά. Ακολουθούν μερικές εξαιρέσεις: 1. Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την παρακράτηση παρακράτησης, όπως οι εταιρείες (στις περισσότερες περιπτώσεις), ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο πλαίσιο "Εξαίρεση κωδικού δικαιούχου πληρωμής". Οι οδηγίες του εντύπου W-9 απαριθμούν τους απαλλασσόμενους δικαιούχους και τους κωδικούς τους και για ποιους τύπους πληρωμών πρέπει να χρησιμοποιηθούν αυτοί οι κωδικοί.Οι εταιρείες που συμπληρώνουν ένα W-9 για την παραλαβή τόκων ή πληρωμών μερίσματος, για παράδειγμα, θα εισάγουν τον κωδικό "5. "

2. Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την αναφορά βάσει του νόμου περί φορολογικής συμμόρφωσης για το ξένο λογαριασμό (FATCA) ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο πλαίσιο "Εξαίρεση από τον κώδικα αναφοράς FATCA". Κανένα από αυτά τα κουτιά δεν θα ισχύει για τον τυπικό ανεξάρτητο ανάδοχο ή ελεύθερο επαγγελματία.

Βήμα 5:

Καταχωρίστε τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Τι γίνεται αν η διεύθυνση κατοικίας σας είναι διαφορετική από την επαγγελματική σας διεύθυνση; Ποια διεύθυνση πρέπει να παρέχετε στο έντυπο W-9; Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση που θα χρησιμοποιήσετε στη φορολογική σας δήλωση. Για παράδειγμα, αν είστε ιδιοκτήτης που μισθώνει χώρο γραφείου, αλλά αρχειοθετείτε τη φορολογική σας δήλωση χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση κατοικίας σας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση κατοικίας σας στο έντυπο W-9, έτσι ώστε το IRS να μην έχει πρόβλημα με τα 1099s με τη φόρμα 1040 . Βήμα 6:

Σε αυτό το προαιρετικό βήμα, μπορείτε να δώσετε το όνομα και τη διεύθυνση του αιτούντος. Ενδεχομένως να θέλετε να συμπληρώσετε αυτό το πλαίσιο για να διατηρήσετε ένα αρχείο σχετικά με το ποιος έχετε παράσχει τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου. Βήμα 7:

Το IRS καλεί αυτή την ενότητα Μέρος Ι, η οποία πρέπει να σας κάνει να αναρωτιέστε ποια ήταν όλα τα βήματα που μόλις ολοκληρώσατε. Εδώ πρέπει να δώσετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας, ο οποίος θα είναι είτε ο ατομικός σας αριθμός κοινωνικής ασφάλισης (SSN) αν είστε αποκλειστικός ιδιοκτήτης, είτε ο αριθμός αναγνώρισης εργοδότη σας (ΕΙΝ) εάν είστε άλλος τύπος επιχείρησης. Τώρα, μερικοί ιδιοκτήτες έχουν επίσης EIN, αλλά η IRS προτιμά ότι οι μοναδικοί ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν τα SSNs τους στο έντυπο W-9. Και πάλι, με αυτόν τον τρόπο θα διευκολύνετε την αντιστοίχιση των 1099 που λαμβάνετε με τη φορολογική σας δήλωση, την οποία θα καταχωρήσετε κάτω από το SSN σας. Τι γίνεται αν η επιχείρησή σας είναι καινούργια και δεν διαθέτει EIN; Μπορείτε ακόμα να συμπληρώσετε τη φόρμα W-9. Το IRS λέει ότι πρέπει να υποβάλετε αίτηση για τον αριθμό σας και να γράψετε "αίτηση για" στο χώρο για το TIN. Θα θελήσετε να πάρετε αυτόν τον αριθμό το συντομότερο δυνατόν, επειδή μέχρι να το κάνετε, θα υποβληθείτε σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας. Για να υποβάλετε αίτηση για online EIN, επισκεφθείτε την τοποθεσία IRS εδώ. Δείτε τις οδηγίες για το Βήμα 8, Μέρος II παρακάτω για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας.

Βήμα 8:

Στο Μέρος ΙΙ, πρέπει να ορκίζομαι ότι δεν είστε ψεύτης ψέμα που βρίσκεται πριν μπορέσετε να υπογράψετε τη φόρμα W-9. Εάν σκοπεύετε να βρεθείτε σε μια φορολογική φόρμα, μπορεί να σημαίνει ότι θα πρέπει να πληρώσετε πρόστιμο ή να πάτε στη φυλακή. το IRS δεν μπερδεύει. Πριν υπογράψετε το έντυπο W-9, εδώ πρέπει να δηλώσετε τις δηλώσεις που πρέπει να βεβαιώσετε, υπό την ποινή του ψευδορκισμού: 1. Ο αριθμός που εμφανίζεται σε αυτήν τη φόρμα είναι ο σωστός αριθμός φορολογικού μητρώου μου (ή περιμένω να μου εκδοθεί ένας αριθμός).

Εάν σκεφτόσαστε να χρησιμοποιήσετε έναν "κληρονομικό", κλεμμένο ή φτιαγμένο αριθμό φορολογικού μητρώου, ίσως θα σκεφτείτε δύο φορές πριν υποτάξετε.

2. Δεν υπόκεινται σε παρακράτηση λογαριασμού, επειδή: (α) είμαι απαλλαγμένος από την παρακράτηση παρακράτησης ή (β) δεν είχα ειδοποιηθεί από την Υπηρεσία Εσωτερικών Φορολογικών Υπηρεσιών (IRS) ότι υπόκειμαι σε παρακράτηση παρακράτησης λόγω αδυναμίας αναφέρετε όλους τους τόκους ή τα μερίσματα ή (γ) το IRS με πληροφόρησε ότι δεν υπόκειμαι πλέον σε παρακράτηση.

Οι περισσότεροι φορολογούμενοι απαλλάσσονται από την παρακράτηση παρακράτησης. Εάν δεν έχετε ιδέα για το τι αφορά το IRS εδώ, ίσως είστε απαλλαγμένοι. Αν δεν είστε απαλλαγμένοι από το φόρο, η IRS θα σας ειδοποιήσει και η εταιρεία που σας πληρώνει θα πρέπει να γνωρίζει γιατί υποχρεούται να παρακρατήσει φόρο εισοδήματος από την αμοιβή σας με κατ 'αποκοπή ποσοστό 28% και να την στείλει στο IRS. (Παρεμπιπτόντως, τώρα γνωρίζετε έναν άλλο καλό λόγο να μην εξαπατήσετε τη φορολογική σας δήλωση: ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε έναν μελλοντικό πελάτη για αυτό και αυτό μπορεί να κάνει την εταιρεία να σκεφτεί δύο φορές για εσάς.) Το στοιχείο (γ) λέει βασικά ότι εάν ήσασταν μόλις υποβληθεί σε παρακράτηση παρακράτησης, αλλά δεν είναι πια, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει. Είναι βασικά το ίδιο με το στοιχείο (α). Κάντε κλικ εδώ για να διαβάσετε λεπτομέρειες από το IRS σχετικά με την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας.

3. Είμαι υπήκοος του Ηνωμένου Βασιλείου ή άλλο πρόσωπο του Ηνωμένου Βασιλείου.

Εάν είστε κάτοικος αλλοδαπός, είστε ξεκάθαροι. Το IRS θεωρεί επίσης τα εξής ως "U. S. πρόσωπο ": εταιρική σχέση, εταιρεία, εταιρεία ή ένωση που δημιουργήθηκε ή οργανώθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες ή σύμφωνα με τους νόμους των Ηνωμένων Πολιτειών. μια εγχώρια περιουσία; και μια εγχώρια εμπιστοσύνη. Εάν η επιχείρησή σας είναι εταιρική σχέση με ξένο εταίρο, ισχύουν ειδικοί κανόνες. διαβάστε σχετικά με αυτές τις οδηγίες για να διαμορφώσετε το W-9. Αν δεν είστε κάτοικος του Ηνωμένου Βασιλείου, ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε το έντυπο W-8 ή το έντυπο 8233.

4. Οι κωδικοί FATCA που αναγράφονται σε αυτό το έντυπο (εάν υπάρχει) που υποδεικνύει ότι είμαι απαλλαγμένος από την αναφορά FATCA είναι σωστές.

Μάλλον δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για αυτό το θέμα, το οποίο έχει να κάνει με το νόμο περί φορολογικής συμμόρφωσης για το ξένο λογαριασμό.

Λίγα περισσότερα πράγματα πριν υπογράψετε

Η φόρμα σας λέει να διαγράψετε το στοιχείο 2 παραπάνω αν έχετε ειδοποιηθεί από το IRS ότι υπόκεινται αυτή τη στιγμή σε παρακράτηση παρακράτησης, επειδή δεν καταφέρατε να αναφέρετε όλα τα ενδιαφέροντα και τα μερίσματα φορολογική σας επιστροφή.

Μπορείτε να διαγράψετε το στοιχείο 2 εάν συμπληρώνετε ένα W-9 σε σχέση με μια συναλλαγή ακινήτων. Το στοιχείο 2 δεν ισχύει στην περίπτωση αυτή, οπότε δεν έχει σημασία αν υπόκειται σε παρακράτηση παρακράτησης.

Τώρα, αν διαβάσετε προσεκτικά τις προσεγμένες εκτυπώσεις στις οδηγίες του W-9, φαίνεται να δείχνει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν υποχρεούνται να υπογράψουν τη φόρμα αυτή καθόλου. Γενικά απαιτείται να υπογράψετε μόνο εάν το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι παρείχατε προηγουμένως εσφαλμένο TIN. Ωστόσο, εκτός από τις τεχνικές, το πρόσωπο που σας ζήτησε να συμπληρώσετε το W-9 θα το θεωρήσετε ατελές ή άκυρο αν δεν το έχετε υπογράψει και καλή τύχη προσπαθώντας να τα πείσετε διαφορετικά.

Επιστρέφοντας τη φόρμα

Επιστρέψτε το ολοκληρωμένο σας W-9 στην επιχείρηση που σας ζήτησε να τη συμπληρώσετε. Στην ιδανική περίπτωση, θα το παραδώσετε αυτοπροσώπως για να περιορίσετε την έκθεσή σας στην κλοπή ταυτότητας, αλλά αυτή η μέθοδος συχνά δεν είναι πρακτική. Το ταχυδρομείο θεωρείται σχετικά ασφαλές. Αν πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη φόρμα, θα πρέπει να κρυπτογραφήσετε τόσο το έγγραφο όσο και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να ελέγξετε τριπλά ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πριν στείλετε το μήνυμά σας.

Η κατώτατη γραμμή

Η παροχή ακριβών πληροφοριών στο W-9 θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι πληρωμές που λαμβάνετε ή άλλες συναλλαγές που απαιτούν αυτή τη φόρμα, θα αναφέρονται σωστά στο IRS.Εάν δεν είστε βέβαιοι για ορισμένα στοιχεία, όπως η κατάλληλη ταξινόμηση της επιχείρησής σας, επικοινωνήστε με το λογιστή ή άλλο οικονομικό σύμβουλο.