Είναι σημαντικό να έχετε αξιόπιστες και ακριβείς πληροφορίες κατά τη λήψη απόφασης. Μεγάλες ηγέτες βλέπουν στο προσωπικό τους για έγκαιρες γνώσεις. Ομοίως, ένας πελάτης λαμβάνει αποφάσεις βάσει των πληροφοριών που παρέχει ο διαχειριστής επενδύσεων. Δεδομένου ότι οι πληροφορίες αυτές είναι απαραίτητες για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, οι πελάτες πρέπει να έχουν αξιόπιστα και ακριβή δεδομένα, έγκαιρα και σχετικά. Εάν ένας πελάτης λαμβάνει πληροφορίες που είναι ανακριβείς ή δεν είναι έγκαιρες, τα συμπεράσματά του μπορεί να είναι λανθασμένα, ακατάλληλα και ακόμη και επιβλαβή. Η ύπαρξη των σωστών πληροφοριών είναι κρίσιμη, οπότε οι διαχειριστές πρέπει να δώσουν υψηλή προτεραιότητα στις επικοινωνίες με τους πελάτες. (Δείτε περισσότερα εδώ: Δεοντολογία διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων: Πελάτες και πιστώσεις.)

έγκαιρη και ακριβής

Ένα σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να περιγράφει τη συχνότητα της επικοινωνίας, καθώς και τη μορφή και τα μέρη που είναι υπεύθυνα για το σχέδιο. "Η ανάπτυξη και διατήρηση σαφών, συχνών και εμπεριστατωμένων πρακτικών επικοινωνίας είναι κρίσιμη για την παροχή ποιοτικών χρηματοοικονομικών υπηρεσιών στους πελάτες", προτείνει το Ινστιτούτο CFA. Η κύρια ευθύνη του διαχειριστή είναι να ενεργεί για λογαριασμό του πελάτη. Όταν οι πελάτες λαμβάνουν σαφή επικοινωνία, μέσω ενός καλά σχεδιασμένου και υλοποιημένου σχεδίου, τότε μπορούν να λαμβάνουν καλά ενημερωμένες αποφάσεις. Οι επικοινωνίες μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία, αλλά ένα τυπικό σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Πρώτον, ο πελάτης πρέπει να κατανοήσει την προσέγγιση του διαχειριστή να επενδύσει. Ο διαχειριστής θα πρέπει να γνωστοποιήσει την επενδυτική διαδικασία - τι συμβάλλει στην απόφαση επένδυσης και ποια στοιχεία ή εισροές αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της ανάλυσης. Επίσης, ο διαχειριστής θα πρέπει να ενημερώσει τον πελάτη σχετικά με τους περιορισμούς της ανάλυσης και να τις εκπαιδεύσει σχετικά με τις πηγές πληροφοριών που χρησιμοποιούν για να καταλήξουν στα επενδυτικά συμπεράσματά τους. Είναι σημαντικό να γνωστοποιούνται επίσης όταν γίνονται αλλαγές στην επενδυτική διαδικασία και παράγοντες κινδύνου που μπορεί να συνοδεύουν τις αλλαγές στη διαδικασία. Για παράδειγμα, η κατανόηση των επενδυτικών χαρακτηριστικών είναι σημαντική για τον προσδιορισμό της καταλληλότητας της επένδυσης για τον πελάτη και του τρόπου με τον οποίο εντάσσεται στο συνολικό χαρτοφυλάκιο πελατών.
2. Οι πιθανοί κίνδυνοι, ιδίως όσον αφορά τις αναμενόμενες αποδόσεις, πρέπει να περιλαμβάνονται στο σχέδιο επικοινωνίας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν πιστωτικό κίνδυνο, χρηματοοικονομικό κίνδυνο (συγκεκριμένα, χρήση μόχλευσης ή χρηματοοικονομικά παράγωγα) και γενικό κίνδυνο αγοράς. Ο διαχειριστής θα πρέπει να συζητήσει τον πιθανό αντίκτυπο τυχόν κινδύνων στην επενδυτική διατριβή. Επιπλέον, τυχόν αλλαγές στα χαρακτηριστικά κινδύνου για τη στρατηγική χαρτοφυλακίου είναι σημαντικές για την αποκάλυψη.
3. Ο πελάτης θα πρέπει να ενημερώνεται για τη χρήση ενός εξωτερικού διαχειριστή για τη διαχείριση ενός μέρους των περιουσιακών στοιχείων του πελάτη.Ο αντίκτυπος στη διαφοροποίηση του χαρτοφυλακίου, το επίπεδο των περιουσιακών στοιχείων και οι αποδόσεις που παράγονται πρέπει να συζητούνται με τους πελάτες ώστε να κατανοούν το μείγμα χαρτοφυλακίου και τον τρόπο με τον οποίο ο εξωτερικός διαχειριστής επηρεάζει και επηρεάζει το συνολικό χαρτοφυλάκιο.

Στο σχέδιο πρέπει να χρησιμοποιούνται διαφορετικές μορφές ή τρόποι επικοινωνίας. Οι γραπτές αναφορές είναι ένας παραδοσιακός τρόπος επικοινωνίας, αλλά οι πληροφορίες θα πρέπει να κοινοποιούνται χρησιμοποιώντας μια ποικιλία μέσων. Οι προσωπικές συναντήσεις, οι τηλεφωνικές συνομιλίες και οι εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι άλλες μορφές που πρέπει να συνοδεύουν γραπτές αναφορές.

Εκτός από τη διασφάλιση ότι το σχέδιο επικοινωνίας είναι πλήρες και ακριβές, οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται έγκαιρα. Οι ακριβείς πληροφορίες δεν είναι καλές αν είναι ξεπερασμένες. Ένα σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να σκιαγραφεί όταν πρέπει να αναμένεται τακτική επικοινωνία. Για παράδειγμα, οι μηνιαίες, τριμηνιαίες ή ετήσιες γραπτές και προφορικές αναφορές είναι τυπικές τακτικές επικοινωνίες. Θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν στο σχέδιο εκθέσεις ad hoc, όπως η ανακοίνωση μιας αλλαγής στη διαδικασία ή ενός ασυνήθιστου περιβάλλοντος αγοράς.

Η κατώτατη γραμμή

Η σχέση πελάτη-διαχειριστή ενισχύεται από ένα σχέδιο επικοινωνίας που περιλαμβάνει σχετικές, ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες. Ο πελάτης μπορεί μόνο να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με το χαρτοφυλάκιο για να ικανοποιήσει τις επενδυτικές ανάγκες και τους στόχους του, εάν οι πληροφορίες που λαμβάνουν είναι ακριβείς και έγκαιρες. Οι ακριβείς πληροφορίες περιλαμβάνουν συζητήσεις σχετικά με τη διαδικασία λήψης επενδύσεων, τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής λαμβάνει αποφάσεις, τυχόν αλλαγές στη διαδικασία και τους σχετικούς κινδύνους. Ωστόσο, αυτές οι πληροφορίες είναι χρήσιμες μόνον εάν παρέχονται έγκαιρα. Οι ενημερωμένες ή κερδοσκοπικές πληροφορίες δεν βοηθούν τον πελάτη να λαμβάνει αποφάσεις και μπορεί να είναι επιβλαβής. Το σχέδιο επικοινωνιών πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τους τρόπους ή την παράδοση για επικοινωνία, οι οποίες πρέπει να περιλαμβάνουν ένα ευρύ φάσμα μέσων, όπως γραπτές εκθέσεις, προσωπικές συναντήσεις και άλλες ad-hoc ποικιλίες. Εάν είναι καλά διαμορφωμένο, το σχέδιο επικοινωνίας θα λειτουργήσει ως κρίσιμη γέφυρα μεταξύ του πελάτη και του διαχειριστή. (Διαβάστε παρακάτω, εδώ σχετικά με το θέμα, εδώ: Ηθική Διαχείριση Περιουσιακών Στοιχείων: ενεργώντας επαγγελματικά και ηθικά )