Υπάρχουν πολλοί σοβαροί λόγοι για την κατάρτιση ενός περιεκτικού εγχειριδίου για τους εργαζομένους. Καταρχάς, υπάρχει η νομική πτυχή, όπου παρέχει κάποια προστασία σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Δεύτερον, είναι ένας εύκολος τρόπος να εξακριβωθεί η συμμόρφωση με ορισμένους εργατικούς νόμους και κανονισμούς. Τέλος, βοηθάει τους εργαζόμενους να στραφούν προς τη σωστή συμπεριφορά και τους δίνει ένα πλαίσιο αναφοράς όταν δεν είστε παρόντες.

1. Νομική προστασία

Ίσως πιο προφανές είναι η νομική πτυχή, όπου σαφείς κατευθυντήριες γραμμές μπορούν να βοηθήσουν στην προστασία της επιχείρησής σας από την επίλυση διαφορών εάν ένας υπάλληλος αντιτίθεται στις οδηγίες. Παρέχοντας μια λεπτομερή λίστα με τα πράγματα που δεν πρέπει να κάνουν οι εργαζόμενοι, γίνεται φανερό σε ένα δικαστήριο ότι ο εργαζόμενος δεν ενεργούσε για λογαριασμό της εταιρείας σας όταν έσπασε ρητά τους κανόνες και προκάλεσε ζημιά στον πελάτη. Αντίθετα, αν οι οδηγίες είναι ασαφείς - ή χειρότερα, μόνο λεκτική - καθίσταται πολύ πιο δύσκολο για την εταιρεία σας να αποδείξει την αθωότητά της.

Εάν ένας υπάλληλος προκαλεί βλάβη στον εαυτό του στη δουλειά, είναι εξίσου σημαντικό να είναι σε θέση να αποδείξει ότι υπήρξε τεκμηριωμένη και ασφαλής διαδικασία που ο υπάλληλος επέλεξε να αγνοήσει.

Είναι επίσης σημαντικό να διευκρινιστεί η ορθή συμπεριφορά μεταξύ των εργαζομένων με αβέβαιους όρους, καθιστώντας σαφές ότι η εταιρεία έχει μηδενική ανοχή για ακατάλληλη συμπεριφορά. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό στην περίπτωση αγωγών παρενόχλησης, όταν ο ενάγων μπορεί να μεταφέρει την εταιρεία σας στο χάος υποστηρίζοντας ότι δεν κάνατε αρκετά για να την αποθαρρύνετε.

2. Συμμόρφωση με τους εργατικούς νόμους

Υπάρχουν ομοσπονδιακοί και κρατικοί εργατικοί νόμοι που απαιτούν την παροχή συγκεκριμένων πληροφοριών γραπτώς στους υπαλλήλους σας. Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, ποινές και αγωγές από υπαλλήλους που θεωρούν ότι αδικούνται.

Το εγχειρίδιο των εργαζομένων πρέπει πάντα να περιλαμβάνει τις πολιτικές άδειας της εταιρείας σας, όπως η οικογενειακή ιατρική άδεια. Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής σας, ενδέχεται να υπάρχουν ομοσπονδιακοί και κρατικοί νόμοι που να χορηγούν ένα ορισμένο ποσό μη αμειβόμενων ημερών για σοβαρή ασθένεια, φροντίδα για άρρωστο μέλος της οικογένειας ή για τη γέννηση παιδιού. Ο ομοσπονδιακός νόμος είναι μέχρι 12 εβδομάδες σε οποιαδήποτε δεδομένη δωδεκάμηνη περίοδο, αλλά οι κρατικοί νόμοι ποικίλλουν.

Η αποζημίωση των εργαζομένων είναι μια άλλη υποχρεωτική ένταξη στο εγχειρίδιο. Παρόλο που δεν υπάρχει ομοσπονδιακή απαίτηση να συμπεριληφθούν οι πληροφορίες των εργαζομένων σε ένα εγχειρίδιο, πολλά κράτη απαιτούν να παρέχονται γραπτώς αυτές οι πληροφορίες στους εργαζομένους. Παρομοίως, η παροχή γραπτών πληροφοριών στους υπαλλήλους σας σχετικά με την πολιτική κατά της διάκρισης της εταιρείας σας είναι συχνά υποχρεωτική.

Είναι επίσης συνετό να ελέγξετε τους τοπικούς και κρατικούς νόμους ποιες πληροφορίες πρέπει να παρέχετε γραπτώς στους υπαλλήλους σας σχετικά με τα οφέλη, τη στρατιωτική άδεια, τα δικαιώματα των εργαζομένων με αναπηρίες, τις πολιτικές για το θηλασμό, την πολιτική άδειας θύματος αξιόποινων πράξεων, πολιτικές αδειοδότησης των δικαστικών αρχών.

3. Συμπεριφορά υπαλλήλων

Το εγχειρίδιο μπορεί να λειτουργήσει ως ένας θετικός τρόπος για να κατευθύνετε τους υπαλλήλους σας προς την επιθυμητή συμπεριφορά. Εξηγώντας τις βασικές αξίες και τις προτεραιότητες της εταιρείας, οι εργαζόμενοι σας έχουν ένα πλαίσιο αντιμετώπισης απροσδόκητων καταστάσεων και πελατών. Ακόμη και σε μια μικρή εταιρεία, υπάρχουν στιγμές που δεν είστε διαθέσιμοι για να κάνετε επιτόπιες αποφάσεις.

Το εγχειρίδιο των εργαζομένων θα πρέπει επίσης να βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν τη δομή της επιχείρησης, όπως τον υπολογισμό της υπερωριακής αμοιβής, τους φόρους που παρακρατούνται, τα χρονοδιαγράμματα εργασίας, τη διαδικασία εξέτασης των επιδόσεων και τα συστήματα μπόνους ή κατανομής κερδών.

Στον σημερινό όλο και πιο ενσύρματο κόσμο, είναι επίσης συνετό να συμπεριλάβουμε ένα τμήμα σχετικά με την ψηφιακή συμπεριφορά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα πάντα, από την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ομοιόμορφες υπογραφές έως την ασφάλεια του κωδικού πρόσβασης και την πολιτική σας σχετικά με τη χρήση εξωτερικών μέσων όπως μνήμες μνήμης με εξοπλισμό της εταιρείας. Προσέξτε ιδιαίτερα εάν οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση σε οποιοδήποτε είδος δεδομένων πελατών προκειμένου να αποφευχθεί η κακή διαχείριση των προσωπικών πληροφοριών.

Συμπεριλάβετε θέματα σχετικά με τις σχέσεις με τα μέσα ενημέρωσης. Ένας υπάλληλος που αναφέρεται στις ειδήσεις γενικά θεωρείται ότι μιλάει για την εταιρεία, γι 'αυτό το εγχειρίδιο των εργαζομένων θα πρέπει να παρέχει σαφή καθοδήγηση σε περίπτωση έρευνων στα μέσα μαζικής ενημέρωσης.