Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συνήθως το έντυπο W-9, αίτημα για αριθμό φορολογικού μητρώου και πιστοποίηση, για να λαμβάνουν πληροφορίες από πωλητές που προσλαμβάνουν ως ανεξάρτητοι εργολάβοι (επίσης αποκαλούμενοι ελεύθεροι επαγγελματίες). Όταν μια επιχείρηση πληρώνει έναν ανεξάρτητο ανάδοχο $ 600 ή περισσότερο κατά τη διάρκεια ενός φορολογικού έτους, οφείλει να αναφέρει αυτές τις πληρωμές στο IRS με μια επιστροφή πληροφοριών που ονομάζεται φόρμα 1099-MISC. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή φορολογικού μητρώου από το έντυπο W-9 για να συμπληρώσουν τη φόρμα 1099-MISC.

Οι επιχειρήσεις που προσλαμβάνουν ανεξάρτητους εργολάβους δεν παρακρατούν φόρο εισοδήματος ούτε πληρώνουν φόρους Medicare ή Κοινωνικής Ασφάλισης για τους ανεξάρτητους εργολάβους τους, όπως κάνουν για τους υπαλλήλους τους. οι αντισυμβαλλόμενοι είναι υπεύθυνοι για αυτές τις υποχρεώσεις. Ωστόσο, το IRS εξακολουθεί να θέλει να γνωρίζει πόσο πληρώνονται αυτοί οι αντισυμβαλλόμενοι για να βεβαιωθούν ότι οι εργολάβοι πληρώνουν τους φόρους που οφείλουν και χρησιμοποιεί τη φόρμα 1099-MISC για να συλλέξει αυτές τις πληροφορίες. Οι επιχειρήσεις δεν στέλνουν φόρμα W-9 στο IRS.

Απαιτούμενες πληροφορίες

Το έντυπο W-9 ζητά το όνομα του ανεξάρτητου εργολάβου. όνομα επιχείρησης (αν είναι διαφορετικό). επιχειρηματική οντότητα (εταιρική επωνυμία, εταιρική σχέση, εταιρία C, εταιρία S, εταιρία περιορισμένης ευθύνης ή άλλη εταιρία) και τον αριθμό φορολογικού μητρώου της επιχείρησης (ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης για ατομικές επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν ξεχωριστό αναγνωριστικό φορολογικού μητρώου Το έντυπο W-9 ζητά επίσης από το πρόσωπο που το συμπληρώνει να βεβαιώσει ότι απαλλάσσεται από την εφεδρική παρακράτηση. Οι περισσότεροι φορολογούμενοι απαλλάσσονται, αλλά εάν δεν είναι, η εταιρεία που προσλαμβάνει τον ανεξάρτητο ανάδοχο θα χρειαστεί να παρακρατήσει τον φόρο εισοδήματος

Δεδομένου ότι το έντυπο W-9 απαιτεί την εισαγωγή φορολογικού μητρώου ή αριθμού κοινωνικής ασφάλισης, τόσο το άτομο συμπληρώνοντας το και η εταιρεία που λαμβάνει το συμπληρωμένο έντυπο πρέπει να φυλάει προσεκτικά το έντυπο για να προστατεύσει από κλοπή ταυτότητας

Όταν δεν πρέπει να συμπληρώσετε ένα W-9

Ένας ανεξάρτητος εργολάβος που λαμβάνει ένα απροσδόκητο W-9 θα πρέπει να διστάσει πριν τη συμπλήρωση και να διερευνήσει εάν ο αιτών έχει νόμιμο χαρακτήρα λόγο να ζητήσετε αυτή τη φόρμα. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα μερικές φορές χρησιμοποιούν το έντυπο W-9 για να ζητήσουν πληροφορίες από έναν πελάτη όταν πρέπει να δηλώσουν μερίσματα ή ενδιαφέροντα. Αλλά να είστε προσεκτικοί εδώ: Το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα θα πρέπει πιθανότατα να έχει ήδη τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου από τη στιγμή που ανοίξατε το λογαριασμό.

Μια άλλη κατάσταση στην οποία θα πρέπει να διστάσετε πριν συμπληρώσετε το έντυπο W-9 είναι αν η εταιρεία που σας ζητάει να την συμπληρώσετε είναι ο εργοδότης σας και υποτίθεται ότι πρέπει να καταταγείτε ως υπάλληλος και όχι ως ανεξάρτητος εργολάβος. Η διαφορά είναι σημαντική.

Υπάλληλος ή Ανεξάρτητος Ανάδοχος;

Εάν είστε υπάλληλος, ο εργοδότης σας θα παρακρατήσει τους φόρους εισοδήματος, θα παρακρατήσει και θα καταβάλει φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare και θα καταβάλει φόρο ανεργίας στους μισθούς σας.Εάν είστε ανεξάρτητος εργολάβος, δεν θα το κάνει. Αυτό σημαίνει ότι θα είστε υπεύθυνοι για το μερίδιο του εργοδότη στους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare και ότι δεν θα δικαιούστε αποζημίωση ανεργίας αν είστε απολυμένοι.

Ένας αδίστακτος εργοδότης μπορεί να προσπαθήσει να ταξινομήσει έναν υπάλληλο ως ανεξάρτητο ανάδοχο για να εξοικονομήσει χρήματα. Αν έχετε καταταγεί εσφαλμένα ως ανεξάρτητος εργολάβος, η "αποταμίευση" του εργοδότη σας θα βγει από την τσέπη σας. Εάν είστε υπάλληλος, θα πρέπει να συμπληρώσετε το έντυπο W-4, όχι το W-9. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε Ο σκοπός του εντύπου IRS W-4 )

Δεν είναι πάντοτε σαφές αν ο εργαζόμενος είναι υπάλληλος ή ανεξάρτητος εργολάβος, αλλά γενικότερα, επιχείρηση έχει πάνω από ό, τι κάνουν οι εργαζόμενοι και πώς το κάνουν, τόσο πιο πιθανό είναι ότι είναι εργαζόμενοι. Εάν η αίσθηση του Spidey αρχίζει να τσιρίζει όταν κάποιος που προσέλαβε σας καλεί έναν ανεξάρτητο εργολάβο, αυτό είναι ένα καλό σημάδι θα πρέπει να διερευνήσετε την κατάσταση περαιτέρω. Ξεκινήστε με τη συζήτηση του IRS για τη διαφορά μεταξύ των δύο.

Η κατώτατη γραμμή

Είναι σημαντικό να συμπληρώσετε σωστά το W-9 - αλλά μόνο αν είστε βέβαιοι ότι είναι η σωστή φόρμα για υποβολή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις φόρμες φόρου, ελέγξτε το Τι χρησιμοποιείται για το IRS Form W-2; και Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των μορφών IRS 1040EZ και 1040A;