Διαχείριση έργου

Project Management Simplified: Learn The Fundamentals of PMI's Framework ✓ (Μάρτιος 2024)

Project Management Simplified: Learn The Fundamentals of PMI's Framework ✓ (Μάρτιος 2024)
Διαχείριση έργου

Πίνακας περιεχομένων:

Anonim

Τι είναι η «Διαχείριση Έργων»

Η διαχείριση του έργου προϋποθέτει το σχεδιασμό και την οργάνωση των πόρων μιας επιχείρησης για να μετακινήσετε ένα συγκεκριμένο έργο, γεγονός ή καθήκον προς ολοκλήρωση. Συνήθως περιλαμβάνει ένα εφάπαξ έργο και όχι μια συνεχή δραστηριότητα, ενώ οι πόροι που διαχειρίζονται περιλαμβάνουν το προσωπικό, τα οικονομικά, την τεχνολογία και την πνευματική ιδιοκτησία. Ένας διαχειριστής έργου βοηθά να καθορίσει τους στόχους και τους στόχους του έργου και καθορίζει πότε πρέπει να ολοκληρωθούν τα διάφορα στοιχεία του έργου και από ποιον; δημιουργεί επίσης ελέγχους ποιοτικού ελέγχου για να διασφαλίσει ότι τα ολοκληρωμένα στοιχεία ικανοποιούν ένα συγκεκριμένο πρότυπο.

ΔΙΑΚΡΙΣΗ «Διαχείριση Έργου»

Γενικά, η διαδικασία διαχείρισης έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια: σχεδιασμό, έναρξη, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο. Διάφορες βιομηχανίες έχουν επίσης αναπτύξει εξειδικευμένα πρότυπα διαχείρισης έργων τα οποία είναι ειδικά για τις μοναδικές ανάγκες των αντίστοιχων πεδίων τους. Τα πρότυπα καθιστούν το σχεδιασμό του έργου αποτελεσματικό και εύκολα επαναλαμβανόμενο από ένα σύνολο παραδοτέων στο επόμενο. Για παράδειγμα, η διαχείριση έργων πληροφορικής ειδικεύεται στη διευκόλυνση της διαδικασίας παράδοσης τεχνικών προϊόντων που περνούν από πολλά στάδια του κύκλου ζωής, όπως ανάπτυξη, δοκιμή και ανάπτυξη.

Τι κάνει ο υπεύθυνος έργου;

Για πολλούς ανθρώπους, ο τίτλος του διαχειριστή έργου δεν σημαίνει πραγματικά πολλά. Μπορεί να φαίνεται σαν ένα χνουδωτό τίτλο για συνεδρίαση και εποπτεία. Ενώ η επίβλεψη είναι ένα σημαντικό μέρος της δουλειάς, πολύ περισσότερο πηγαίνει στη διαχείριση έργων από το να παρακολουθεί κανείς την εργασία.

Η διαχείριση του έργου συνδέεται συχνά με τομείς όπως η μηχανική και η κατασκευή και, πιο πρόσφατα, η υγειονομική περίθαλψη και η τεχνολογία της πληροφορικής (IT), οι οποίες συνήθως διαθέτουν ένα σύνθετο σύνολο στοιχείων που πρέπει να ολοκληρωθούν και να συναρμολογηθούν με τρόπο ώστε να δημιουργηθούν ένα λειτουργικό προϊόν. Αλλά δεν έχει σημασία τι είναι η βιομηχανία, ο διαχειριστής του έργου τείνει να έχει περίπου την ίδια δουλειά.

Σχέδια Διαχείρισης Έργου: Από την αρχή μέχρι το τέλος, κάθε έργο χρειάζεται ένα σχέδιο που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα περάσουν τα πράγματα, πώς θα κατασκευαστούν και πώς θα τελειώσουν. Για παράδειγμα, στην αρχιτεκτονική, το σχέδιο ξεκινάει με μια ιδέα, προχωράει σε σχέδια και προχωρά σε σχεδίαση, με χιλιάδες μικρά κομμάτια να συνδέονται μεταξύ κάθε βήματος. Ο αρχιτέκτονας είναι μόνο ένα άτομο που παρέχει ένα κομμάτι του παζλ. Ο υπεύθυνος του έργου το τοποθετεί όλοι μαζί.

Ένας διευθυντής έργου διευκολύνει: Όταν υπάρχει μεγάλη ομάδα που εργάζεται σε ένα μόνο έργο, η επικοινωνία μπορεί γρήγορα να καταρρεύσει. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ορισμένα τμήματα της εργασίας ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ξεκινήσετε μια εταιρεία που πωλεί widgets online, πρέπει να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο, να μοιραστείτε το μάρκετινγκ μαζί, να μιλήσετε με προμηθευτές, να βρείτε ένα πλήρωμα πωλήσεων και να έχετε κάποιον υπεύθυνο ναυτιλίας.Ως μικρή επιχείρηση, δεν θα είχατε όλα αυτά που έγιναν στο σπίτι, έτσι ώστε να ενεργείτε ως υπεύθυνος του έργου για να συγκεντρώσετε όλα τα κομμάτια του πληρώματος μαζί και να διευκολύνετε τη συνεργασία και τη συνεργασία. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Πώς λειτουργεί η Διαχείριση Έργων Agile .)

Ένας Διαχειριστής Έργων Η PR: Οι δημόσιες σχέσεις αποτελούν τεράστιο μέρος οποιασδήποτε επιχείρησης. Δεν αρκεί μόνο να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία έχει μια ευνοϊκή άποψη στα μάτια του κοινού. οι εσωτερικές δημόσιες σχέσεις έχουν ως στόχο να διασφαλίσουν ότι ο επικεφαλής της εταιρείας γνωρίζει τι συμβαίνει και έχει μια θετική άποψη για το τμήμα. Ο υπεύθυνος του έργου είναι υπεύθυνος για να διασφαλίσει ότι τα υψηλότερα επίπεδα διατηρούνται στον βρόχο και να γνωρίζουν τι συμβαίνει.

Ένας Project Manager κλείνει: Κάθε έργο έχει προϋπολογισμό και χρονικό πλαίσιο. Φυσήστε οποιαδήποτε από αυτές και ολόκληρο το έργο μπορεί να χαθεί. Ο διαχειριστής του έργου φροντίζει να διατηρεί τα πάντα ομαλά, έγκαιρα και με προϋπολογισμό. Αυτό σημαίνει ότι όταν λήξει το χρονικό διάστημα, ο διαχειριστής μπορεί να κρατήσει όλα τα μέλη της ομάδας που εργάζονται στο έργο για να ολοκληρώσουν το χρονοδιάγραμμα.

Ένα παράδειγμα ευθύνης του υπεύθυνου έργου

Ας υποθέσουμε ότι ένας διαχειριστής έργου είναι επιφορτισμένος με την καθοδήγηση μιας ομάδας για την ανάπτυξη προϊόντων λογισμικού. Αρχίζει με τον προσδιορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου. Στη συνέχεια, αναθέτει καθήκοντα στην ομάδα του έργου. αυτή η ομάδα μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματιστές, μηχανικούς, τεχνικούς συγγραφείς και ειδικούς της διασφάλισης της ποιότητας. Ο διαχειριστής του έργου δημιουργεί ένα χρονοδιάγραμμα και ορίζει προθεσμίες. Συχνά χρησιμοποιεί οπτικές αναπαραστάσεις ροής εργασίας, όπως γραφήματα Gantt και γραφήματα PERT, για να καθορίσει ποια καθήκοντα πρόκειται να συμπληρωθούν από τα τμήματα. Ορίζει έναν προϋπολογισμό που περιλαμβάνει επαρκείς πόρους για να κρατήσει το έργο εντός του προϋπολογισμού, ακόμη και ενόψει απροσδόκητων απρόβλεπτων. Ο διαχειριστής του έργου βεβαιώνεται επίσης ότι η ομάδα διαθέτει τους πόρους που χρειάζονται για την κατασκευή, δοκιμή και ανάπτυξη ενός προϊόντος λογισμικού.

Όταν μια μεγάλη εταιρεία πληροφορικής όπως η Cisco Systems Inc. αποκτά μικρότερες επιχειρήσεις, ένα βασικό μέρος της δουλειάς του project manager είναι να ενσωματώσει τα μέλη της ομάδας έργων από διάφορα περιβάλλοντα και να ενσταλάξει την αίσθηση του ομαδικού σκοπού για την επίτευξη του τελικού στόχου. Οι διαχειριστές έργων ενδέχεται να έχουν κάποια τεχνική τεχνογνωσία αλλά επίσης να έχουν το σημαντικό καθήκον να αναλαμβάνουν εταιρικά οράματα υψηλού επιπέδου και να παρέχουν απτά αποτελέσματα έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού.

Προφανώς, ένας διαχειριστής έργου πρέπει να έχει πρωτοποριακές δεξιότητες διοργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου. Όμως, ενώ η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι βασική, πρέπει επίσης να είναι σε θέση να απεικονίσει ένα έργο στο σύνολό του για να εξασφαλίσει ότι συνέρχεται σωστά. Ένας καλός διαχειριστής έργου είναι ένας ισχυρός ηγέτης σε κάθε περίσταση, έμπειρος στις διαπροσωπικές δεξιότητες και σκέψης γρήγορα, και ικανός να επινοήσει δημιουργικές λύσεις στα προβλήματα. ( Κοινές Ερωτήσεις Συνέντευξη για τους Υπεύθυνους Έργων .)

Η Agile Project Management

Η βιομηχανία λογισμικού υπολογιστών ήταν από τις πρώτες που χρησιμοποίησαν μια συγκεκριμένη μεθοδολογία που ονομάζεται ευέλικτη διαχείριση έργου. Με τη βάση των δώδεκα βασικών αρχών του Αγιλικού Μανιφέστου, η ευέλικτη διαχείριση του έργου είναι μια επαναληπτική διαδικασία επικεντρωμένη στη συνεχή παρακολούθηση και βελτίωση των παραδοτέων.Στον πυρήνα της, τα υψηλής ποιότητας παραδοτέα είναι αποτέλεσμα της παροχής αξίας στους πελάτες, των αλληλεπιδράσεων των ομάδων και προσαρμογής στις τρέχουσες επιχειρηματικές συνθήκες. Σε αντίθεση με τη διαχείριση έργου Waterfall, μια πιο παραδοσιακή μέθοδο, η ευέλικτη διαχείριση του έργου δεν ακολουθεί μια διαδοχική προσέγγιση σταδιακής εφαρμογής. Αντ 'αυτού, οι φάσεις του έργου ολοκληρώνονται παράλληλα μεταξύ τους από διάφορα μέλη μιας οργάνωσης. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να βρει και να διορθώσει τυχόν σφάλματα στο έργο χωρίς να χρειάζεται να ξεκινήσει ξανά ολόκληρη η διαδικασία.

Η ευέλικτη διαχείριση έργων παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία στην ανίχνευση σφαλμάτων σε όλα τα στάδια του έργου, με αποτέλεσμα να υπάρξουν συνεχώς λιγότερα σφάλματα από το Waterfall, το οποίο μπορεί μόνο να ελέγξει σφάλματα κατά τη διάρκεια των αναπτυξιακών σταδίων. Στην ανάπτυξη λογισμικού, οι ευέλικτες προσεγγίσεις χρησιμοποιούνται συνήθως για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να ανταποκριθούν στην απρόβλεπτη. Μέσα στον Κύκλο Ζωής Ανάπτυξης Λογισμικού (SDLC), τα μέλη της ομάδας συμμετέχουν στις φάσεις απαιτήσεων, σχεδιασμού, ανάπτυξης και δοκιμών. Το πιο σημαντικό είναι ότι οι ευέλικτες τεχνικές περιλαμβάνουν την τακτική επισκόπηση της αποτελεσματικότητας των εργασιών, προκειμένου τα μέλη της ομάδας να προσαρμόσουν ανάλογα τις συμπεριφορές και τις διαδικασίες.

Εργαλεία διαχείρισης έργων Agile

Η διαχείριση Agile έργων χρησιμοποιεί μια σειρά εργαλείων στενής εστίασης.

  • Οι μέθοδοι Scrum επικεντρώνονται στους εμπειρικούς κύκλους ανατροφοδότησης για να προσαρμοστούν στην πολυπλοκότητα και την απρόβλεπτη κατάσταση που συνήθως παρατηρείται στην ανάπτυξη λογισμικού. Η λήψη αποφάσεων βασίζεται σε παρατηρούμενα αποτελέσματα μετά από σύντομα διαστήματα γνωστά ως σπριντ. Κατά τη διάρκεια κάθε σπριντ, ένα προϊόν που δοκιμάζεται διατηρείται ανά πάσα στιγμή σε κατάσταση έτοιμο προς πλοίο. Συνολικά, ένα scrum είναι ένα σύνολο ρόλων, ευθυνών και ανατροφοδοτήσεων που παραμένουν συνεπείς σε όλο το έργο. Η κατάργηση προβλέψιμων σφαλμάτων στη διαδικασία επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μάθουν εύκολα και να προσαρμόζονται σε μελλοντικά σφάλματα. Οι ιδιοκτήτες των προϊόντων, οι μάστορες της ομάδας και του scrum αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της επιτυχίας του Scrum. Ο ιδιοκτήτης του προϊόντος είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη, την επικοινωνία και την οικοδόμηση του οράματος για το έργο. Η ομάδα είναι υπεύθυνη για την επίτευξη των στόχων κάθε σπριντ με αυτόνομο τρόπο. Συνεργαζόμενοι με τον ιδιοκτήτη και την ομάδα του προϊόντος, ο πλοίαρχος σκραμπ διευκολύνει την ολοκλήρωση των στόχων, αφαιρώντας τυχόν εμπόδια.
  • Η μεθοδολογία Lean επικεντρώνεται κυρίως στη συνεχή βελτίωση των διεργασιών μέσω της εξάλειψης των αποβλήτων. Τα απόβλητα είναι η ρίζα της μη κερδοφόρας δραστηριότητας και συνίστανται σε ελαττώματα, υπερπαραγωγή, μεταφορά, αναμονή, απογραφή, κίνηση και επεξεργασία. Με την εξάλειψη των αποβλήτων, οι οργανώσεις μπορούν να βελτιώσουν τη ροή της αξίας τους και να αποδώσουν αποτελεσματικά στους πελάτες τους αυξανόμενη αξία. τελικά, η αξία του πελάτη δημιουργείται μέσω διαδικασιών με μηδενικά απόβλητα. Με συνεχείς βελτιώσεις σε όλη τη διαδικασία, τα λάθη στα παραδοτέα των έργων ελαχιστοποιούνται αποτελεσματικά. Τα άτομα που πληρούν ορισμένα κριτήρια μπορούν να γίνουν πιστοποιήσεις Lean Six Sigma, επιβεβαιώνοντας έτσι τις γνώσεις τους και εφαρμόζοντας τη μεθοδολογία της άπαξ στις επιχειρηματικές πρακτικές.

Η αλυσίδα εφοδιασμού Zara Agile

Οι εφαρμογές της ευέλικτης διαχείρισης του έργου δεν περιορίζονται στον τομέα της πληροφορικής.Ο έμπορος λιανικής πώλησης ειδών ένδυσης Zara χρησιμοποίησε ένα ευκίνητο μοντέλο για να μετατραπεί σε μία από τις πιο πολύτιμες αλυσίδες του κόσμου. Αντί να βασίζονται στην εξωτερική παραγωγή, διαδικασίες όπως ο σχεδιασμός, η κατασκευή και η αποθήκευση παραμένουν εσωτερικές. Οι σχεδιαστές και οι υπεύθυνοι προϊόντων είναι υπεύθυνοι για τις αρχικές παραγγελίες και τις απαντήσεις κατά τη διάρκεια της σεζόν. Αντί να επικεντρώνεται σε μεγάλες διαδρομές παραγωγής πριν από μια νέα σεζόν, η Zara κατασκευάζει ρούχα σε μικρές παρτίδες. Ως εκ τούτου, η εταιρεία αποφεύγει τα υψηλά αποθέματα και τα κέρδη-eroding markdowns.

Χάρη στην εσωτερική ευελιξία, η εταιρεία μπορεί να παραδώσει νέα προϊόντα σε καταστήματα σε μόλις 15 ημέρες. Σύμφωνα με τις βασικές αρχές ευελιξίας, η Zara μπορεί να επικεντρωθεί στη δημιουργία αξίας για τον πελάτη, σε ομάδες αυτο-οργάνωσης και σε παραδοτέα υψηλής ποιότητας, βραχυπρόθεσμα αλλά υψηλής ποιότητας.

Ευέλικτα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Η Agile Project Management μπορεί να μειώσει το κόστος που σχετίζεται με σφάλματα μέσω της συνεχούς βελτίωσης και των αλλαγών στο πλαίσιο του κύκλου προγραμματισμού. Μέσω της συνεχούς ομαδικής αλληλεπίδρασης σε σύντομα χρονικά διαστήματα, τα λάθη μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα, εξαλείφοντας την ανάγκη επανεκκίνησης έργων. Ως αποτέλεσμα, κάθε επαναλαμβανόμενη εργασία που είναι απαραίτητη δεν βλάπτει την οργάνωση όσο θα είχε διαφορετικά. Ομοίως, η ευέλικτη μεθοδολογία βοηθάει στην εξασφάλιση των τελικών προϊόντων που ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες των πελατών.

Ενώ οι ευκίνητες διαδικασίες έχουν τεράστια ανοδική πορεία, αυτή η διαδικασία δεν είναι κατάλληλη για όλες τις οργανώσεις. Η ευελιξία εξαρτάται από τα εξειδικευμένα μέλη της ομάδας που μπορούν να συνεργαστούν αλλά και να εργαστούν αυτόνομα. Οποιαδήποτε τρύπα μεταξύ της ομάδας μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρή και χρονοβόρα για τους οργανισμούς. Για παράδειγμα, οι ευέλικτες μέθοδοι δεν θα ήταν κατάλληλες για τον κατασκευαστικό κλάδο, λόγω της έλλειψης επαναληπτικών παραδοτέων.