Όλες οι εταιρείες είναι ευάλωτες στην απάτη, αλλά οι μικρές επιχειρήσεις είναι ιδιαίτερα ευάλωτες, επειδή οι αποφάσεις λήψης αποφάσεων και άλλες ευθύνες συχνά επικεντρώνονται σε μερικές βασικές θέσεις. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τους κινδύνους απάτης που συνήθως αντιμετωπίζει μια μικρή επιχείρηση και πώς να αποφύγετε (ή τουλάχιστον να τις μειώσετε).

Εσωτερική απάτη και εξωτερική απάτη
Η απάτη που αντιμετωπίζει κάθε επιχείρηση μπορεί να χωριστεί σε δύο τύπους, εσωτερικούς και εξωτερικούς. Η εσωτερική απάτη είναι γενικά απάτη απέναντι σε υπάλληλο ή εταίρο Αυτό περιλαμβάνει την απομάκρυνση, την ανακατεύθυνση και την κατάχρηση των κεφαλαίων και την πλήρη κλοπή. Η εσωτερική απάτη μπορεί να είναι ένας κακός υπάλληλος ή συνωμοσία πολλών.
Η εξωτερική απάτη είναι απάτη που περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα εξωτερικό μέρος και συχνά περιλαμβάνει και εσωτερικό στοιχείο. Η εξωτερική απάτη μπορεί να είναι τόσο σύνθετη όσο οι συνεργάτες του πωλητή που υπερφορτώνουν την επιχείρηση και δίνουν στον εργαζόμενο που χειρίζεται τα κλοτσιές του λογαριασμού να παραμείνει ήσυχο ή τόσο απλό όσο οι πελάτες που διέρχονται κακό έλεγχο ή χρησιμοποιούν κλεμμένες πιστωτικές κάρτες. Τίποτα δεν μπορεί να εξαλείψει κάθε κίνδυνο απάτης από μια μικρή επιχείρηση, αλλά υπάρχουν μερικά βήματα που μπορούν να ληφθούν για τον περιορισμό της έκθεσης.

Η πρόσληψη υπαλλήλων μπορεί να αποτελέσει πονοκέφαλο για οποιονδήποτε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης, ειδικά τώρα που το Διαδίκτυο έχει οπλισμένους ανθρώπους με τα εργαλεία για να μετατρέψει ακόμα και το πιο βασικό βιογραφικό σε μια μελέτη περιπτώσεων σχετικά με το πώς να περιστρέψετε την ανόητη εργασία σε μια αξιόλογη περιγραφή θέσεων εργασίας.

Παρόλο που είναι λογικό να υποθέσουμε ότι οι αναφορές είναι εξίσου άχρηστες στην εκτίμηση του χαρακτήρα ενός πιθανού υπαλλήλου, αξίζει τον κόπο σας να το καλέσετε και να συζητήσετε. Ενώ μπορεί να μην είναι εξ ολοκλήρου, μπορείτε να πείτε πολλά από αυτά που κάνουν (και δεν λένε). Πόσο καιρό έχουν γνωρίσει τον αιτούντα; Πόσα διδάγματα χρειάζεται ο αιτών για να μάθει μια νέα εργασία; Αυτά δεν πρέπει να είναι λαμπρά ερωτήματα, απλά πρέπει να τεντώσουν μια συνομιλία αρκετά μεγάλη ώστε να εμφανιστούν φυσικά όλες οι κόκκινες σημαίες.

Όσο μεγαλύτερη ευθύνη έχει ένας εργαζόμενος στην επιχείρηση, τόσο πιο απαιτητική επιμέλεια απαιτείται. Εάν προσλαμβάνετε κάποιον που θα κάνει τα βιβλία και θα χειριστεί τις καταθέσεις, κάντε τον πλήρη έλεγχο του ιστορικού.

Διαίρεση και επαλήθευση

Είτε πρόκειται για τις εισπράξεις μέχρι το τριμηνιαίο είτε για τους τριμηνιαίους αριθμούς, κανένας απλός υπάλληλος δεν θα πρέπει να έχει υπερβολική εξουσία. Στην ιδανική περίπτωση, το πρόσωπο που παίρνει τα χρήματα δεν πρέπει να είναι το πρόσωπο που τα εξαργυρώνει και κάνει την τραπεζική κατάθεση, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι μια μικρή επιχείρηση συχνά απαιτεί διπλασιασμό ρόλων.

- Εάν δεν μπορείτε να διαχωρίσετε λειτουργίες και να δημιουργήσετε εποπτεία στη διαδικασία, ρυθμίστε τους τακτικούς εσωτερικούς ελέγχους μαζί ή ακόμα και με έναν εξωτερικό πιστοποιημένο δημόσιο λογιστή (CPA). Γνωρίζοντας ότι οι έλεγχοι πρόκειται να πραγματοποιηθούν πιθανότατα θα αποθαρρύνει τους περισσότερους ανθρώπους από το να το διακινδυνεύσουν και θα αποκαλύψει την απάτη πριν γίνει ενδημικό.Μέχρι να έχετε αρκετούς υπαλλήλους για να το χωρίσετε ή το κεφάλαιο για να πληρώσετε για τακτικούς εξωτερικούς ελέγχους, θα χρειαστεί να επαληθεύσετε προσωπικά την τιμολόγηση, τις καταθέσεις και άλλα σημαντικά οικονομικά. Καθορίστε σαφή όρια

Η γραφή ενός κώδικα δεοντολογίας μπορεί να είναι δύσκολη για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που προτιμούν να πιστεύουν ότι υπάρχουν κοινές αξίες που δεν χρειάζεται να καταγράφονται ως κανόνες τρίτης τάξης. Εντούτοις, είναι απαραίτητο να καταγράψουμε και να συμφωνήσουμε σε όλους τους ίδιους βασικούς κανόνες με δύο σημαντικούς τρόπους. Το ένα, θέτει ξεκάθαρες προσδοκίες. Για παράδειγμα, σκέφτεστε να πάρετε ακίνητο σπίτι για λόγους απόλυσης; Είναι η παραλαβή της έκθεσης χιλιομέτρων αποδεκτή με συγκεκριμένο εύρος τιμών; Δεν υπάρχουν σωστές ή λανθασμένες απαντήσεις, αλλά η γραφή σας προστατεύει από παρανοήσεις και προστατεύει τους υπαλλήλους σας από το να λένε ένα πράγμα και να επιβάλουν ένα άλλο. Η δεύτερη λειτουργία της ύπαρξης ενός κώδικα δεοντολογίας είναι να ενισχύσετε τη δικαστική σας υπόθεση αν πρέπει να κάνετε νομικές ενέργειες.

Αφού έχετε επεξεργαστεί τον κώδικα δεοντολογίας σας, είναι ζωτικής σημασίας να τις επιβάλλετε και να ακολουθήσετε διαδικασίες που θα ακολουθήσετε όταν οι κανόνες είναι σαφώς σπασμένοι. Το πρώτο βήμα για οποιαδήποτε παραβίαση είναι να το τεκμηριώσετε και, εάν είναι σοβαρό, να επικοινωνήσετε με έναν δικηγόρο για να σας καθοδηγήσει μέσα από τα κατάλληλα βήματα. Εάν δεν αισθάνεστε ότι είναι έδαφος απόλυσης, διατηρήστε το τεκμηρίωση και διατηρήστε έναν δικηγόρο ούτως ή άλλως. Καθώς οι μικρές επιχειρήσεις είναι ευάλωτες σε απάτες, είναι ακόμη πιο επιρρεπείς σε αδικαιολόγητες απολύσεις. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε ως ιδιοκτήτης είναι να σύρετε έναν υπάλληλο στο γραφείο σας και να αρχίσετε να φωνάζετε για το πώς προκάλεσαν την εμπιστοσύνη σας.

Η κατώτατη γραμμή Η εκτέλεση μιας μικρής επιχείρησης είναι αρκετά δύσκολη χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για τον καθένα που προσπαθεί να σας ληστέψει τυφλά. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να εγκαταλείψετε όλη την πίστη σας στην ανθρωπότητα - απλά πρέπει να λάβετε κάποια μέτρα για να μετριάσετε την έκθεσή σας. Βάλτε την εργασία κατά την πρόσληψη, καταργήστε τη σημαντική ευθύνη και δημιουργήστε εποπτεία και καθορίστε σαφείς προσδοκίες για το τι θα γίνει και δεν θα γίνει ανεκτό. Δεν θα εξαλείψετε όλους τους κινδύνους σας, αλλά θα θέτετε σοβαρά αποτρεπτικά μέτρα και θα θέσετε τα θεμέλια για την προσφυγή σας εάν πέσετε θύμα.