a:

Ένα γενικό βιβλίο ενεργεί ως αρχείο όλων των λογαριασμών και των συναλλαγών τους. Η εξισορρόπηση του ημερολογίου συνεπάγεται την αφαίρεση του συνολικού αριθμού χρεώσεων από τον συνολικό αριθμό των πιστώσεων. Προκειμένου να υπολογιστούν σωστά οι πιστώσεις και οι χρεώσεις, πρέπει πρώτα να γίνουν κατανοητοί ορισμένοι κανόνες.

Πρώτον, οι χρεώσεις πρέπει τελικά να ισούνται με τις πιστώσεις. Αν και αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στην αρχή και μπορεί να είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε απλώς θετικούς και αρνητικούς αριθμούς για να λογοδοτήσετε τις συναλλαγές, τελικά η χρεωστική και πιστωτική σχέση εκφράζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τι συμβαίνει στην επιχείρηση.

Δεύτερον, οι χρεώσεις αυξάνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού, εξόδων και μερισμάτων, ενώ οι πιστώσεις τους μειώνουν. Μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε το μνημονικό Δ. Ε. Α. Δ. Για να το θυμάστε αυτό: Οι χρεώσεις αυξάνουν τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία και τα μερίσματα.

Τρίτον, το αντίθετο ισχύει για λογαριασμούς υποχρεώσεων, εσόδων και ιδίων κεφαλαίων. Οι πιστώσεις τις αυξάνουν, ενώ οι χρεώσεις τους μειώνουν. Το μνημονικό για να θυμηθούμε αυτή τη σχέση είναι ο G. Ι. R. L. L. S.: οι λογαριασμοί που αυξάνουν είναι Κέρδη, Εισόδημα, Έσοδα, Υποχρεώσεις και Ίδια Κεφάλαια.

Επειδή αυτές έχουν την αντίθετη επίδραση στους συμπληρωματικούς λογαριασμούς, τελικά οι πιστώσεις και οι χρεώσεις ισούνται μεταξύ τους και αποδεικνύουν ότι οι λογαριασμοί είναι ισορροπημένοι.

Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι κάθε συναλλαγή μπορεί να περιγραφεί χρησιμοποιώντας το χρεωστικό / πιστωτικό σχήμα και ότι τα βιβλία πρέπει να διατηρούνται σε ισορροπία έτσι ώστε κάθε χρέωση να συνδυάζεται με αντίστοιχη πίστωση.

Μια χρέωση χωρίς την αντίστοιχη πίστωση ονομάζεται χρεωστική χρέωση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν μια χρεωστική εγγραφή εισάγεται στην πλευρά της πίστωσης ή όταν μια εταιρεία αποκτάται αλλά η συναλλαγή αυτή δεν καταγράφεται. Ομοίως, ένα εισιτήριο πίστωσης μπορεί να εισαχθεί στο γενικό βιβλίο όταν γίνει μια κατάθεση, αλλά χρειάζεται ένα οφειλόμενο εισιτήριο συμψηφισμού, είτε ταυτόχρονα είτε σύντομα μετά, για να ισορροπήσει τα βιβλία.

Αρχικά, εισάγετε όλους τους χρεωστικούς λογαριασμούς στην αριστερή πλευρά του ισολογισμού και όλους τους πιστωτικούς λογαριασμούς στα δεξιά. Συμπεριλάβετε το υπόλοιπο για κάθε μία. Εξετάστε ποιος χρεωστικός λογαριασμός επηρεάζει κάθε συναλλαγή και αν τελικά αυξάνει ή μειώνει αυτόν τον λογαριασμό. Για παράδειγμα, μειώνει το απόθεμα ή αυξάνει τα μετρητά; Τέλος, υπολογίστε το υπόλοιπο για κάθε λογαριασμό και ενημερώστε τον ισολογισμό.

Όταν τελειώσετε, ελέγξτε ότι οι πιστώσεις ίσες χρεώσεις για να εξασφαλίσετε ότι τα βιβλία είναι ισορροπημένα. Ένας άλλος τρόπος να εξασφαλιστεί η ισορροπία των βιβλίων είναι να δημιουργηθεί μια ισορροπία δοκιμών. Αυτό σημαίνει την καταχώριση όλων των λογαριασμών στο ημερολόγιο και των υπολοίπων κάθε χρέωσης και πίστωσης. Μόλις υπολογιστούν τα υπόλοιπα τόσο για τις χρεώσεις όσο και για τις πιστώσεις, οι δύο πρέπει να ταιριάζουν. Εάν τα στοιχεία δεν είναι τα ίδια, κάτι έχει χαθεί ή έχει υπολογιστεί λανθασμένα και τα βιβλία δεν είναι ισορροπημένα.

Λογιστικά λογιστικά όπως τα βιβλία QuickBooks, FreshBooks και Xero είναι χρήσιμα για την εξισορρόπηση των βιβλίων, αφού αυτά τα προγράμματα επισημαίνουν αυτόματα οποιουσδήποτε τομείς στους οποίους λείπει μια αντίστοιχη πίστωση ή χρέωση.