a:

Για μια μικρή επιχείρηση με λίγες συναλλαγές, ένας καταλαβαίνων ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να χρησιμοποιήσει το Excel ως υποκατάστατο του λογισμικού λογιστικής. Το Excel διαθέτει όλα τα εργαλεία που απαιτούνται για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός γενικού ημερολογίου, αλλά θα απαιτήσει προσεκτικό χρήστη και πλήρη κατανόηση της βασικής λογιστικής. Σύμφωνα με το περιοδικό Entrepreneur, χάρη στην ποικίλη λειτουργικότητα του Excel, είναι ένας από τους μεγαλύτερους ανταγωνιστές για πολλές εφαρμογές λογισμικού για επιχειρήσεις. Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δεν είναι βέβαιοι εάν θα επενδύσουν σε λογιστικά λογισμικά, το Excel μπορεί να είναι ένα καλό μέρος για να αρχίσετε να τηρείτε λογιστικά αρχεία μέχρι να αγοραστεί το λογιστικό λογισμικό.

Μια απλή ρύθμιση της τήρησης αρχείων πρέπει πρώτα να περιλαμβάνει στήλες για την ημερομηνία συναλλαγής, περιγραφή συναλλαγής και αριθμό αναφοράς, όπως τιμολόγια ή αριθμούς ελέγχου. Οι επόμενες στήλες θα απαριθμήσουν κάθε έναν από τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια του έτους. Προσεκτική σκέψη θα πρέπει να γίνει στην επιλογή των λογαριασμών, καθώς θα είναι δύσκολο να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές αργότερα. Από αριστερά προς τα δεξιά, οι πρώτοι λογαριασμοί που αναγράφονται πρέπει να είναι λογαριασμοί λογαριασμού αποτελεσμάτων, αρχής γενομένης με έσοδα και λήξης με έξοδα. Οι λογαριασμοί ενεργητικού, οι λογαριασμοί υποχρεώσεων και, τέλος, οι λογαριασμοί μετοχών.

Το γενικό μητρώο χρησιμοποιεί λογιστική διπλής λογιστικής για να παρακολουθεί όλες τις συναλλαγές της εταιρείας και είναι σημαντικό να κατανοήσουμε αυτήν την έννοια πριν αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε το Excel ως γενικό μητρώο.

Εάν πρόκειται για νέα εταιρεία, η πρώτη συναλλαγή θα είναι πιθανώς τα ίδια κεφάλαια που επενδύθηκαν στην εταιρεία. Για παράδειγμα, η Jane αποφασίζει να ανοίξει ένα μηχάνημα. Έχει εξοικονομήσει $ 750, 000 για να ξεκινήσει την επιχείρηση με, και ανοίγει ένα λογαριασμό ελέγχου επιχείρησης με τα κεφάλαια.

Χρησιμοποιώντας έννοιες λογιστικής διπλής λογιστικής, η Jane γνωρίζει ότι αυτή η συναλλαγή θα αυξήσει τον λογαριασμό μετρητών της εταιρείας, τη χρεωστική εγγραφή, και θα αντισταθμιστεί από την αύξηση του λογαριασμού της εταιρείας, την εγγραφή πίστωσης. Σε αυτό το σύστημα του Excel, όλες οι χρεωστικές εγγραφές θα πρέπει να καταγράφονται ως θετικές τιμές και όλες οι εγγραφές πίστωσης θα πρέπει να καταγράφονται με αρνητικές τιμές.

Η Jane θα εισαγάγει την ημερομηνία συναλλαγής και μια περιγραφή όπως "Επενδύσεις κεφαλαίου" στην πρώτη γραμμή του υπολογιστικού φύλλου. Στη συνέχεια, θα κάνει μια θετική εισροή $ 750.000 στη στήλη "Λογαριασμός μετρητών" του υπολογιστικού φύλλου και μια αρνητική εγγραφή $ 750.000 στη στήλη "Λογαριασμός Ιδιοκτησίας" του υπολογιστικού φύλλου. Ως έλεγχος, η Jane πρέπει να χρησιμοποιήσει έναν τύπο Sum για να εξασφαλίσει ότι όλες οι καταχωρήσεις σε κάθε γραμμή θα ανέρχονται σε $ 0.

Η Jane θα συνεχίσει να εισάγει μια γραμμή για κάθε συναλλαγή. Εάν η Jane αγοράσει εξοπλισμό με μετρητά της εταιρείας, θα εισάγει μια συναλλαγή για να εμφανίσει μια χρέωση ή μια θετική καταχώρηση στη στήλη "Εξοπλισμός" και μια πιστωτική ή αρνητική καταχώρηση στη στήλη "Μετρητά".Αν πωλεί υπηρεσίες μηχανουργικής κατεργασίας σε έναν πελάτη, θα καταγράψει πίστωση στο λογαριασμό "Έσοδα" και χρέωση σε λογαριασμό μετοχών.

Το σύνολο για κάθε στήλη λογαριασμού πρέπει να αθροίζεται στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Το άθροισμα όλων των λογαριασμών εισοδήματος μπορεί να προστεθεί μαζί για τον υπολογισμό του τρέχοντος καθαρού εισοδήματος. Άλλες στήλες μπορούν να αθροίζονται όπως είναι απαραίτητο για τον υπολογισμό, για παράδειγμα, του συνολικού ενεργητικού, των συνολικών υποχρεώσεων και των συνολικών ιδίων κεφαλαίων.