Πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν κάποια μορφή εξειδικευμένου σχεδίου συνταξιοδότησης και, κατά τον τρόπο αυτό, εμπίπτουν στις κατευθυντήριες γραμμές διακυβέρνησης του 1974 για την ασφάλεια συνταξιοδοτικού εισοδήματος των εργαζομένων (ERISA). Η ERISA θεσπίζει κατευθυντήριες γραμμές και ελάχιστα πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των εργαζομένων εταιρειών του ιδιωτικού τομέα που συμμετέχουν σε προγράμματα συνταξιοδότησης και κοινωνικών παροχών. Οι επιχειρήσεις που διαχειρίζονται ένα πρόγραμμα ειδικευμένων συνταξιοδοτικών παροχών που δεν συμμορφώνονται πλήρως με την ERISA θα μπορούσαν να υπόκεινται σε δαπανηρές κυρώσεις.

Εάν το πρόγραμμα συνταξιοδότησης των εργαζομένων σας παρέχει ένα μελλοντικό εισόδημα συνταξιοδότησης ή επιτρέπει στους υπαλλήλους να αναβάλλουν τα κέρδη για συνταξιοδότηση, τότε πρόκειται για ένα σχέδιο ERISA. Ως εργοδότης που παρέχει αυτά τα οφέλη του προγράμματος ERISA, θεωρείτε επίσης ότι η ERISA είναι ένας διορισμένος καταπιστευματοδόχος ο οποίος αναλαμβάνει την ευθύνη της διαχείρισης αυτών των σχεδίων και επίσης την ευθύνη εάν τα σχέδιά σας δεν συμμορφώνονται με τις κατευθυντήριες γραμμές και τα πρότυπα που έχει θεσπίσει η ERISA.

Λήψη συμμόρφωσης με την ERISA

Η εκπλήρωση των απαιτήσεων συμμόρφωσης με την ERISA δεν πρέπει να είναι υπερβολικά επαχθείς. Ενώ υπάρχουν πολλές απαιτήσεις, ένας καλός διαχειριστής τρίτου μέρους (TPA) μπορεί να αναλάβει μεγάλο μέρος της επιβάρυνσης. Πολλές από τις απαιτήσεις είναι καθοδηγούμενες από ημερολόγιο, απαιτώντας την υποβολή αιτήσεων με συγκεκριμένες προθεσμίες. Αυτές οι προθεσμίες συνθέτουν έναν κατάλογο ελέγχου ο οποίος μπορεί να διαχειριστεί από ένα προσωπικό ΤΠΑ ή από προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού. Άλλες απαιτήσεις πρέπει να πληρούνται ad hoc, όπως υπαγορεύουν οι περιστάσεις.

Κατάλογος Ελέγχου Ημερολογίου ERISA

Η διαχείριση των σχεδίων 401 (k) προϋποθέτει την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων συμμόρφωσης ERISA σύμφωνα με ετήσιο χρονοδιάγραμμα. Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα που πρέπει να αποτελούν μέρος των λιστών ελέγχου των περισσότερων εταιρειών.

Πρώτο Τρίμηνο του Σχεδίου Έτος: Παρέχετε τις δηλώσεις παροχών τέταρτου τριμήνου στους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα το αργότερο 45 ημέρες μετά το τέλος του τριμήνου. Να καταβάλλετε εισφορές από τον εργοδότη του παρελθόντος για μείωση του φόρου κατά το προηγούμενο έτος.

Δεύτερο Τρίμηνο: Παρέχετε καταστάσεις παροχών πρώτου τριμήνου για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Διανείμετε τις υπερβολικές αναβολές που έγιναν το 2015 πάνω από το όριο του τμήματος IRC 402 (g). Για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα που μετατράπηκαν σε ηλικία 70 ½ το προηγούμενο έτος, διανέμουν τις Απαιτούμενες Ελάχιστες Κατανομές (RMDs) πρώτου έτους.

Τρίτο Τρίμηνο: Παρέχετε δηλώσεις παροχών για δεύτερο τρίμηνο. Φόρμα αρχείου 5500 για το προηγούμενο έτος ή αρχείο Φόρμα 5558 για παράταση 2. 5 μηνών. Αν το έγγραφο σχεδίου τροποποιήθηκε κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους, διανέμετε μια νέα περιγραφή περιληπτικού σχεδίου για να σχεδιάσετε τους συμμετέχοντες. Διανείμετε μια Συνοπτική Ετήσια Έκθεση για το προηγούμενο έτος για να προγραμματίσετε τους συμμετέχοντες.

Τέταρτο τρίμηνο: Παρέχετε δηλώσεις παροχών τρίτου τριμήνου. Αποστολή σχετικών ειδοποιήσεων στους συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένων των δόσεων ή αλλαγών σε σχέδιο ασφαλούς λιμένα 401 (k), Εναλλακτική επένδυση με πιστοποιημένη προεπιλογή (QDIA) ή αυτόματη εγγραφή.Διορθώστε τυχόν αποτυχίες δοκιμών ADP / ACP και καταβάλλετε 10% φόρο κατανάλωσης.

Απαιτούμενες απαιτήσεις ERISA

Ορισμένες απαιτήσεις ERISA εκτελούνται ως μέρος της διαχείρισης του σχεδίου ή προκαλούνται από περιστατικά.

Προσκόλληση στο έγγραφο προγράμματος: Βεβαιωθείτε ότι η διαχείριση του σχεδίου τηρεί συνεχώς τους όρους του εγγράφου του σχεδίου. Το IRS θεωρεί ότι οποιαδήποτε παράλειψη αυστηρής τήρησης των όρων του εγγράφου του σχεδίου αποτελεί λειτουργικό ελάττωμα, το οποίο, εάν δεν διορθωθεί, μπορεί να οδηγήσει σε απαγόρευση του σχεδίου.

Γνωστοποίηση ετήσιου τέλους συμμετεχόντων: Όλοι οι υπάλληλοι που είναι επιλέξιμοι για το πρόγραμμα, οι υπάλληλοι που έχουν τερματιστεί και οι δικαιούχοι με υπόλοιπο λογαριασμού πρέπει να λαμβάνουν κοινοποίηση αμοιβής ανά συμμετέχοντα κάθε 12 μήνες.

Ανακοίνωση αλλαγής προγράμματος: Οι συμμετέχοντες πρέπει να ενημερώνονται για τυχόν αλλαγές στο σχέδιο 30 έως 90 ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της αλλαγής.

Ευκαιρία εγγραφής: Όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν εκπληρώσει τις απαιτήσεις ηλικίας και υπηρεσίας του προγράμματος πρέπει να έχουν την ευκαιρία να εγγραφούν. Θα πρέπει να λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες μορφές και οδηγίες μαζί με μια συνοπτική περιγραφή του σχεδίου και τυχόν σχετικές ειδοποιήσεις συμμετεχόντων.

Συμμόρφωση με το δάνειο: Εξασφαλίστε την εξόφληση των ανεξόφλητων δανείων σύμφωνα με τους όρους της πολιτικής του προγράμματος και το γραμμάτιο του δανειολήπτη.

Προθεσμιακές καταθέσεις: Βεβαιωθείτε ότι οι αναβολές των εργαζομένων και οι πληρωμές δανείων κατατίθενται εγκαίρως, συνήθως ταυτόχρονα με τις καταθέσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών.

Διεξαγωγή Τριμηνιαίας Υπηρεσίας: Εκκαθάριση υπολοίπων μικρών λογαριασμών για εργαζομένους που έχουν τερματιστεί. Προεπιλογή δανείων διαδικασιών και χρήση τυχόν μη κατανεμημένων καταχρήσεων.

Παρόλο που οι περισσότερες από αυτές τις απαιτήσεις μπορούν να διαχειρίζονται από ένα ΤΠΑ, ο χορηγός του εργοδότη έχει το καθήκον του εμπιστευματοδόχου να διασφαλίσει ότι πληρούνται και εκτελούνται σωστά.