Εάν είστε επιχειρηματίας, ξεκινήσετε μια μικρή επιχείρηση ή επεκτείνετε μια τρέχουσα επιχείρηση, μία από τις πρώτες και σημαντικότερες προτεραιότητες είναι η διατήρηση επαρκών αρχείων. Αυτά τα αρχεία είναι συχνά η βάση για την επιτυχία της εταιρείας σας, επιτρέποντάς σας να εκτιμήσετε τα περιθώρια κέρδους σας και τη συνολική αποτελεσματικότητα και κερδοφορία της εταιρείας σας, καθώς και να σας βοηθήσουμε να εγγυηθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με όλους τους φορολογικούς κανόνες της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων. Το IRS δεν απαιτεί από μια επιχείρηση να διατηρεί ηλεκτρονικά και να δημιουργεί αρχεία. Ωστόσο, οι μη αυτόματες εγγραφές, ακόμα και με προκαθορισμένα φύλλα λογιστικής, όπως τα βιβλία, μπορεί να είναι δύσκολο να διαχειριστούν, ειδικά αν η επιχείρησή σας είναι μια μεγαλύτερη επιχείρηση.

Είναι σημαντικό να φυλάσσετε τα αρχεία του πελάτη, είτε είναι χαρτί, ηλεκτρονικά ή και τα δύο. Η τήρηση αρχείου της εργασίας που κάνατε ή των προϊόντων που έχετε παράσχει ένας πελάτης, μαζί με επιχειρηματικές συμφωνίες, είναι σημαντική σε περίπτωση που οποιαδήποτε πτυχή των πληροφοριών αυτών τεθεί υπό αμφισβήτηση αργότερα. Η επιχείρησή σας πρέπει επίσης να τηρεί αρχείο των συμβάσεων. Μια σύμβαση πρέπει να υπογράφεται κάθε φορά που παρέχεται μια υπηρεσία ή πωλείται ένα προϊόν. Όταν εργάζεστε με μια μεγαλύτερη εταιρεία, είναι πιθανό να έχετε ένα προκαθορισμένο συμβόλαιο για την υπογραφή της εταιρείας σας. Κρατήστε αντίγραφο αυτής της σύμβασης στο αρχείο πελάτη σας για αυτήν την εταιρεία.

Υπάρχει μια ποικιλία επιλογών λογισμικού αποθήκευσης αρχείων διαθέσιμων για την επιχείρησή σας. Οι τρεις επιλογές που παρατίθενται παρακάτω είναι από τις υψηλότερες και πιο δημοφιλείς, και όλες προσανατολίζονται προς τις επιχειρήσεις μικρών επιχειρήσεων.

Το Intuit QuickBooks Online

Το Intuit QuickBooks Online χαρακτηρίζεται ευρέως ως ένα από τα καλύτερα διαθέσιμα συνολικά προγράμματα λογισμικού και λογιστικών βιβλίων. Αυτό το λογισμικό σας επιτρέπει να εισάγετε τα δεδομένα σας και αυτόματα εκτελεί λογιστικές εργασίες. Το πρόγραμμα σας επιτρέπει επίσης να ενσωματώσετε επιχειρηματικές λύσεις που ενδέχεται να χρησιμοποιείτε, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Excel. Μεταξύ άλλων, με το QuickBooks, μπορείτε να παρακολουθείτε τις καθημερινές δαπάνες και συναλλαγές, να πληρώνετε λογαριασμούς και υπαλλήλους, να αποστέλλετε τιμολόγια και να συγχρονίζετε δεδομένα σε όλους τους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Αυτό το λογισμικό μπορεί να προσφέρει τις πιο βασικές λειτουργίες ή να προσαρμόζεται στις προηγμένες λειτουργίες ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Είναι εξ ολοκλήρου βασισμένο σε σύννεφο, ώστε να έχετε πρόσβαση στο λογισμικό και σε όλα τα δεδομένα από οποιαδήποτε συσκευή συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο.

Τα QuickBooks παρέχουν μερικά από τα σχέδια με τις καλύτερες τιμές από όλες τις διαθέσιμες επιλογές λογισμικού τήρησης αρχείων. Το λιγότερο ακριβό σχέδιο περιορίζεται σε έναν χρήστη, αλλά κοστίζει λίγο λιγότερο από $ 10 το μήνα. Αυτό το σχέδιο περιλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω μαζί με την δυνατότητα λήψης πιστωτικών καρτών και τραπεζικών συναλλαγών και αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων και προετοιμάζει και καταγράφει τους τριμηνιαίους και τους τέλους χρήσεως.

Wave Accounting

Μια από τις πιο ελκυστικές ιδιότητες της Wave Accounting είναι ότι είναι εντελώς δωρεάν. Η Wave Accounting χρησιμοποιεί επίσης cloud computing, επομένως είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας εάν βρίσκεστε σε συνεχή κίνηση και χρειάζεστε πρόσβαση στα δεδομένα σας από οποιαδήποτε τοποθεσία. Αυτό το λογισμικό δεν έχει όλα τα ίδια χαρακτηριστικά με τα πληρωμένα προγράμματα, αλλά προσφέρει την επιλογή για μισθοδοσία και εξυπηρέτηση πελατών με μια πρόσθετη αμοιβή, η οποία εξαρτάται από το ποια και πόσες επιπλέον δυνατότητες προσθέτετε. Η Wave Accounting έχει τις βασικές δυνατότητες παρακολούθησης εξόδων, δημιουργίας οικονομικών εκθέσεων και αποστολής τιμολογίων. Τελικά, αυτό το λογισμικό ταιριάζει καλύτερα στις νεοσύστατες επιχειρήσεις ή τις επιχειρήσεις που παραμένουν μικρές, κυρίως εκείνες με 10 ή λιγότερους υπαλλήλους. Είναι εξαιρετική για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους επιχειρηματίες.

Λογιστής 2015

Ο Λογιστής 2015 είναι μια καλή επιλογή για τις μικρές επιχειρήσεις σας εάν χρειάζεστε ένα εύκολο πρόγραμμα που εγκαθιστά γρήγορα και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε εύκολα αρχεία. Αυτό το λογισμικό σας επιτρέπει να δημιουργείτε επιταγές και να πληρώνετε λογαριασμούς, να στέλνετε τιμολόγια στους πελάτες και να παρακολουθείτε τις πωλήσεις και όλα τα έξοδα. Ανάμεσα σε μια ποικιλία άλλων χαρακτηριστικών, ο λογιστής σας επιτρέπει επίσης να επεξεργάζεστε τις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες και να προετοιμάζετε αυτόματα φόρους χρησιμοποιώντας όλα τα απαραίτητα δεδομένα που έχετε εισάγει. Οι νέες λειτουργίες που προστέθηκαν στην έκδοση του 2015 του λογισμικού σας παρέχουν υποστήριξη για τη διάθεση περιουσιακών στοιχείων και τις πολλαπλές μεθόδους απόσβεσης. Η τιμή για αυτό το ολοκληρωμένο λογισμικό είναι λίγο μικρότερη από $ 40 από τον Δεκέμβριο του 2015.