Κατανόηση περιοδικών Vs. Διαρκή Απογραφή

Έρως και Αφροδίτη - Απόστολος Ε. Γονιδέλλης (Μάρτιος 2024)

Έρως και Αφροδίτη - Απόστολος Ε. Γονιδέλλης (Μάρτιος 2024)
Κατανόηση περιοδικών Vs. Διαρκή Απογραφή
Anonim

Τα συστήματα περιοδικών και διαρκών απογραφών είναι δύο αντιφατικές λογιστικές μέθοδοι που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για την παρακολούθηση της ποσότητας των προϊόντων που διαθέτουν.

Τι είναι η περιοδική απογραφή;

Το περιοδικό σύστημα χρησιμοποιεί μια περιστασιακή φυσική μέτρηση για τη μέτρηση του επιπέδου απογραφής και του κόστους των πωληθέντων προϊόντων (COGS). Οι αγορές εμπορευμάτων καταγράφονται στον λογαριασμό αγορών. Ο λογαριασμός αποθέματος και ο λογαριασμός του κόστους πώλησης αγαθών ενημερώνονται στο τέλος μιας καθορισμένης περιόδου - αυτό μπορεί να γίνεται μία φορά το μήνα, μία φορά το τρίμηνο ή μία φορά το χρόνο. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι μια σημαντική λογιστική μετρική που, όταν αφαιρείται από τα έσοδα, παρουσιάζει το μικτό περιθώριο μιας εταιρείας.

Το κόστος των αγαθών που πωλούνται στο πλαίσιο του συστήματος περιοδικών απογραφών υπολογίζεται ως εξής:

Αρχικό Υπόλοιπο Αποθέματος + Κόστος Αποθέματος Αγορών - Κόστος Αποτέλεσμα Αποθέματος = Κόστος Πωληθέντων Προϊόντων

Δεδομένου ότι οι επιχειρήσεις συχνά φέρουν προϊόντα σε χιλιάδες, η εκτέλεση ενός φυσικού μετράνε μπορεί να είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Φανταστείτε να είστε ιδιοκτήτης ενός καταστήματος εφοδιασμού γραφείου και να προσπαθείτε να μετρήσετε και να καταγράψετε κάθε στυλό στίβου στο απόθεμα. Τώρα πολλαπλασιάστε αυτό για μια αλυσίδα εφοδιασμού γραφείων. Για τους λόγους αυτούς, πολλές εταιρείες εκτελούν μια φυσική μέτρηση μόνο μία φορά το ένα τέταρτο ή ακόμη και μία φορά το χρόνο. Για τις εταιρείες που λειτουργούν με περιοδικό σύστημα, αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός απογραφής και το κόστος πωληθέντων αγαθών δεν είναι αναγκαστικά πολύ φρέσκο ​​ή ακριβές.

Τι είναι η διαρκή απογραφή;

Αντίθετα, το διαρκή σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα υπόλοιπα των αποθεμάτων, με ενημερώσεις που γίνονται αυτόματα κάθε φορά που λαμβάνεται ή πωλείται ένα προϊόν. Οι αγορές και οι επιστροφές καταγράφονται αμέσως στο λογαριασμό αποθέματος. Όσο δεν υπάρχει κλοπή ή ζημιά, το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος πρέπει να είναι ακριβές. Το κόστος του λογαριασμού πώλησης αγαθών ενημερώνεται συνεχώς καθώς πραγματοποιείται κάθε πώληση. Τα συστήματα διαρκούς απογραφής χρησιμοποιούν ψηφιακή τεχνολογία για την παρακολούθηση απογραφής σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιώντας ενημερώσεις που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε κεντρικές βάσεις δεδομένων.

Για παράδειγμα, σε ένα παντοπωλείο που χρησιμοποιεί το σύστημα διαρκούς απογραφής, όταν τα προϊόντα με γραμμωτούς κώδικες πετιούνται και πληρώνονται, το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τα επίπεδα των αποθεμάτων σε μια βάση δεδομένων.

Ποιο σύστημα είναι καλύτερο;

Τα λογιστικά συστήματα περιοδικών απογραφών είναι κατά κανόνα καλύτερα προσαρμοσμένα στις μικρές επιχειρήσεις λόγω της απόκτησης της τεχνολογίας και του προσωπικού που υποστηρίζουν ένα διαρκή σύστημα. Μια επιχείρηση όπως μια αντιπροσωπεία αυτοκινήτων ή μια γκαλερί τέχνης μπορεί να ταιριάζει καλύτερα στο περιοδικό σύστημα λόγω του χαμηλού όγκου πωλήσεων και της σχετικής ευκολίας του μη αυτόματου εντοπισμού αποθέματος. Ωστόσο, η έλλειψη ακριβών πληροφοριών σχετικά με το κόστος των πωληθέντων αγαθών ή των υπολοίπων αποθεμάτων κατά τις περιόδους κατά τις οποίες δεν υπήρξε πρόσφατος αριθμός φυσικών απογραφών θα μπορούσε να εμποδίσει τις επιχειρηματικές αποφάσεις.

Οι επιχειρήσεις με υψηλό όγκο πωλήσεων και πολλαπλά καταστήματα λιανικής πώλησης (όπως καταστήματα τροφίμων ή φαρμακεία) χρειάζονται διαρκή συστήματα απογραφής. Η τεχνολογική πτυχή του συστήματος διαρκούς απογραφής έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως η δυνατότητα ευκολότερης αναγνώρισης των σφαλμάτων που σχετίζονται με τα αποθέματα. Το διαρκές σύστημα μπορεί να παρουσιάσει όλες τις συναλλαγές εκτεταμένα σε επίπεδο επιμέρους μονάδας. Σύμφωνα με το διαρκές σύστημα, οι διαχειριστές είναι σε θέση να κάνουν το κατάλληλο χρονοδιάγραμμα των αγορών με σαφή γνώση της ποσότητας των αγαθών σε χέρι σε διάφορες τοποθεσίες. Η ακριβέστερη παρακολούθηση των επιπέδων αποθεμάτων παρέχει επίσης έναν καλύτερο τρόπο παρακολούθησης προβλημάτων όπως η κλοπή.

Η κατώτατη γραμμή

Συνολικά, το σύστημα διαρκούς απογραφής προσφέρει πολλά οφέλη σε σχέση με το περιοδικό σύστημα και χρησιμοποιείται τώρα από όλους τους μεγάλους εμπόρους λιανικής πώλησης. Ωστόσο, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πρέπει ακόμα να λάβει υπόψη του εάν τα οφέλη από την εγκατάσταση ενός συστήματος διαρκούς απογραφής θα αντισταθμίσουν το πρόσθετο κόστος.