Ο προγραμματισμός των πόρων των επιχειρήσεων έχει γίνει ένα κομμάτι λέξης για να περιγράψει μια κατηγορία λύσεων λογισμικού που βοηθούν μια επιχείρηση να τραβήξει όλες τις βάσεις δεδομένων της σε μια πλατφόρμα. Αυτό παρέχει πληροφορίες διαχείρισης σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα πάντα, από τα επίπεδα απογραφής έως τις πωλήσεις σε ελαττώματα και επιστροφές προϊόντος. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε βαθύτερα τα συστήματα προγραμματισμού των πόρων των επιχειρήσεων και αυτά που απαιτούνται για να προχωρήσουμε.

Τα οφέλη

Ένα σωστά χρησιμοποιούμενο σύστημα προγραμματισμού των πόρων των επιχειρήσεων έχει πολλά οφέλη. Η ενιαία λύση λογισμικού για να αντικαταστήσει τα παλαιότερα συστήματα γήρανσης και να αυτοματοποιήσει μεγάλο μέρος του έργου της συντήρησης βάσεων δεδομένων και άλλων λειτουργιών όπως τιμολόγηση, χρέωση και ούτω καθεξής. Ένα ERP μπορεί επίσης να αυξήσει την ικανότητα μιας εταιρείας να συμμορφώνεται με τη συμμόρφωση, τον ποιοτικό έλεγχο και την κανονιστική αναφορά, καθώς τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο επιτρέπουν τον ενημερωμένο έλεγχο ανά πάσα στιγμή. Τούτου λεχθέντος, αυτά τα οφέλη μπορούν να προέλθουν από την απλή λήψη καλύτερων λύσεων λογισμικού για συγκεκριμένες λειτουργίες όπως χρέωση. Το πραγματικό όφελος ενός συστήματος ERP έρχεται με τη μορφή επιχειρηματικών αναλύσεων.

Έχοντας όλη την επιχείρηση από την ανάπτυξη προϊόντων έως την παραγωγή έως τις πωλήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών, μοιράζονται την ίδια πλατφόρμα και η βάση δεδομένων δημιουργεί μια πληθώρα επιχειρηματικών αναλύσεων. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κατευθύνουν τις προσφορές προϊόντων και υπηρεσιών, να συγκρίνουν τις επιδόσεις εντός και μεταξύ των τμημάτων σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και να δημιουργούν καλύτερες προβλέψεις συνολικά. Η ακριβέστερη πρόβλεψη επιτρέπει τον εξορθολογισμό της προμήθειας και του αποθέματος και καθιστά δυνατή μια ολιστική προσέγγιση στον κύκλο παραγωγής με την εισαγωγή των πωλήσεων στο σύστημα ώστε να διασφαλίζεται ότι όλες οι παραγγελίες μπορούν να πληρωθούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα και η παραγωγή ανταποκρίνεται στις διαφορετικές απαιτήσεις ζήτησης ανά αγορά, εποχή και ούτω καθεξής. Η μεγάλη προειδοποίηση για όλα αυτά "το μέλλον είναι τώρα" μιλάμε είναι ότι εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το σύστημα να αξιοποιηθεί πλήρως από όλα τα επίπεδα ενός οργανισμού.

Οι προκλήσεις

Η πρώτη πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι το κόστος τόσο της αγοράς όσο και της εφαρμογής ενός συστήματος προγραμματισμού πόρων των επιχειρήσεων. Ορισμένα ERP διαθέτουν άδεια και ακόμη και εκείνοι με προκαθορισμένες τιμές έχουν διαφορετικές ενότητες (οικονομική ενότητα, ενότητα πελατών, μονάδα διαχείρισης αρχείων κ.λπ.) που μπορούν γρήγορα να αυξήσουν την τιμή για να λάβουν την πλήρη λύση. Ωστόσο, ανάλογα με την πολυπλοκότητα των συγχωνευμένων βάσεων δεδομένων και την αντικατάσταση του λογισμικού, το κόστος μιας ομάδας IT τρίτου μέρους που μπορεί να χειριστεί την εγκατάσταση ενδέχεται να υπερβεί το αρχικό κόστος αγοράς.

Η άλλη σημαντική πρόκληση είναι ο αντίκτυπος ενός ERP στην οργανωτική κουλτούρα. Η ίδια η υιοθεσία μπορεί να είναι δαπανηρή, καθώς οι άνθρωποι έκαναν πτώση των αρχείων σε κοινόχρηστους φακέλους, πρέπει τώρα να μάθουν τους κανόνες ταξινόμησης και τις οδηγίες για τη σήμανση μεταδεδομένων.Τα πλεονεκτήματα αυτής της πρόσθετης εργασίας είναι εμφανή μόνο μετά από πολλή εγγραφή δεδομένων σε παλιά αρχεία. Οι εργαζόμενοι τείνουν επίσης να νιώθουν λίγο νευρικοί γύρω από την ιδέα ότι οι διαχειριστές μπορούν πλέον να παρακολουθούν κάθε πτυχή μιας επιχείρησης, καθώς αισθάνονται συχνά υπό επιτήρηση ή υπεύθυνοι για δείκτες απόδοσης που δεν μπορούν πραγματικά να ελέγξουν. Η άνεση των εργαζομένων που εργάζονται με το σύστημα είναι κρίσιμη, καθώς οι αναλυτικές πληροφορίες είναι μόνο καλές με τα δεδομένα.

Μια ιστορία δύο προσεγγίσεων

Υπάρχουν δύο βασικές προσεγγίσεις που χρησιμοποιούνται για την προσέλκυση ενός συστήματος προγραμματισμού των πόρων επιχείρησης on-line. Και οι δύο έχουν μια αρκετά μεγάλη περίοδο προετοιμασίας κατά την οποία αναλύονται και ταξινομούνται όλες οι τρέχουσες βάσεις δεδομένων και επιλέγεται η λύση ERP. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν το σύστημα πρέπει να συμμετέχουν και να μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εκτελούν σήμερα τα πράγματα και τον τρόπο με τον οποίο η προσέγγιση αυτή μπορεί να προσαρμοστεί για το νέο σύστημα.

Η πρώτη προσέγγιση είναι η φάση. Η σταδιακή εισαγωγή ενός ERP συνεπάγεται τη μεταφορά κάθε επιχειρηματικής γραμμής στο σύστημα μία φορά τη φορά και τη χρήση των βέλτιστων πρακτικών που έχουν αποκτηθεί σε κάθε φάση για τη βελτίωση της επόμενης φάσης. Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορείτε να μάθετε ενώ κάνετε μη κρίσιμα λάθη. Το μειονέκτημα είναι ότι ο οργανισμός σας είναι σε ροή για μεγάλο χρονικό διάστημα με διαφορετικά τμήματα που εκτελούν διαφορετικά συστήματα και / ή παράλληλα συστήματα …

Η άλλη προσέγγιση είναι να τρέξει το ERP και τα τρέχοντα συστήματα παράλληλα για μια καθορισμένη περίοδο πριν από μια αναστροφή ημερομηνία κατά την οποία το ERP θα γίνει το μοναδικό σύστημα. Αυτό δίνει σε όλους μια εμπειρία "all in" κατά τη διάρκεια της οποίας να εντοπίζουν σφάλματα και να προσαρμόζονται και στη συνέχεια τους δεσμεύει να προχωρούν. Το μεγάλο μειονέκτημα είναι ότι διπλασιάζει αποτελεσματικά το φόρτο εργασίας για το σύνολο της επιχείρησης για μια σύντομη περίοδο και μπορεί να παρεμβαίνει στην απόδοση βραχυπρόθεσμα.

Η επιλογή μεταξύ αυτών των προσεγγίσεων έρχεται κάτω από τις ανάγκες της επιχείρησης να εφαρμόσει τη λύση. Εάν το χρειάζεστε γρήγορα και είστε πρόθυμοι να έχετε βραχυχρόνιο πόνο, τότε το flip θα λειτουργήσει. Εάν θέλετε να διευκολύνετε την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους σας σε αυτό και είστε διατεθειμένοι να ξοδέψετε το χρόνο και τα χρήματα, τότε η φάση μπορεί να είναι μια καλύτερη προσέγγιση.

Η κατώτατη γραμμή

Ένα σύστημα προγραμματισμού πόρων των επιχειρήσεων είναι μια επεκτάσιμη λύση, που σημαίνει ότι μεγαλώνει με την οργάνωση. Μια επιχείρηση πρέπει να έχει ένα συγκεκριμένο μέγεθος με πολλαπλές τοποθεσίες ή εκτός γραφείου για να συντονίσει μόνο για να δικαιολογήσει το κόστος μιας υλοποίησης ERP. Οι μικρές επιχειρήσεις και οι περισσότερες μεσαίες επιχειρήσεις δεν θα έχουν πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες ενός συστήματος ERP και - αν δεν υπάρχει μια αναγκαστική ανάγκη να γεμίσει μια λύση all-in-one - είναι πιθανότερο να βρεθούν καλύτερες λύσεις λογισμικού μίας λειτουργίας για κάθε επιχειρηματική λειτουργία που μπορεί εξαγωγή πληροφοριών σε μια κεντρική βάση δεδομένων.

Ωστόσο, για τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ο πλούτος των επιχειρηματικών αναλύσεων και η αναφορά σε πραγματικό χρόνο μπορεί να αξίζει πολύ περισσότερο από το κόστος και τον πόνο της μετάβασης σε ένα σύστημα ERP. Εάν η μετακίνηση γίνεται σωστά και η αγορά των εργαζομένων είναι υψηλή, ένα σύστημα ERP μπορεί να αξιοποιήσει τα δεδομένα που απαιτούνται για τον συνολικό έλεγχο της ποιότητας και άλλα στυλ διαχείρισης βάσει απόδοσης.Ένα σύστημα ERP δεν θα μετασχηματίσει την κακή διαχείριση σε καλή διαχείριση, αλλά οι επιχειρηματικές αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο μπορούν να συμβάλουν στην καλύτερη διαχείριση.