Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης (AIS) είναι μια δομή που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να συλλέγει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται, να επεξεργάζεται, να ανακτά και να αναφέρει τα οικονομικά δεδομένα της, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από λογιστές, τους αναλυτές, τους διευθυντές, τους επικεφαλής οικονομικούς διευθυντές (CFO), τους ελεγκτές και τους ρυθμιστικούς και φορολογικούς οργανισμούς. Συγκεκριμένα, ειδικά εκπαιδευμένοι λογιστές συνεργάζονται με το AIS για να διασφαλίζουν το υψηλότερο επίπεδο ακρίβειας στις οικονομικές συναλλαγές και την τήρηση αρχείων μιας εταιρείας και να καθιστούν εύκολα διαθέσιμα τα οικονομικά δεδομένα σε εκείνους που δικαιολογημένα χρειάζονται πρόσβαση σε αυτό, διατηρώντας ταυτόχρονα άθικτα και ασφαλή δεδομένα. Αυτό το άρθρο θα περιγράψει τα βασικά συστατικά ενός AIS και μερικές από τις εφαρμογές του στην πραγματική ζωή.

Τα στοιχεία των λογιστικών συστημάτων γενικά αποτελούνται από έξι βασικά μέρη: άτομα, διαδικασίες και οδηγίες, δεδομένα, λογισμικό, τεχνολογία πληροφορικής την υποδομή και τους εσωτερικούς ελέγχους. Ας δούμε λεπτομερώς κάθε στοιχείο. Άτομα

Οι άνθρωποι σε ένα AIS είναι απλά οι χρήστες του συστήματος. Οι επαγγελματίες που μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν το AIS ενός οργανισμού περιλαμβάνουν λογιστές, συμβούλους, επιχειρηματικούς αναλυτές, διευθυντικά στελέχη, επικεφαλής χρηματοοικονομικούς λειτουργούς και ελεγκτές. (Μάθετε περισσότερα στο
Τι κάνει ο επικεφαλής οικονομικών υπηρεσιών;

)

Ένα AIS βοηθά τα διάφορα τμήματα μιας εταιρείας να συνεργάζονται. Για παράδειγμα, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει στόχους πωλήσεων για τους οποίους το προσωπικό μπορεί στη συνέχεια να παραγγείλει το κατάλληλο απόθεμα. Η εντολή απογραφής κοινοποιεί στο λογιστήριο ένα νέο πληρωτέο ποσό. Όταν πραγματοποιούνται οι πωλήσεις, οι πωλητές μπορούν να εισάγουν παραγγελίες πελατών, η λογιστική μπορεί να τιμολογεί πελάτες, η αποθήκη μπορεί να συγκεντρώσει την παραγγελία, το τμήμα αποστολής μπορεί να το αποστείλει και το λογιστικό τμήμα λαμβάνει ειδοποίηση για νέα εισπρακτέα. Το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών μπορεί στη συνέχεια να παρακολουθεί αποστολές πελατών και το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει εκθέσεις πωλήσεων για τη διαχείριση. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να δουν το κόστος των αποθεμάτων, το κόστος αποστολής, το κόστος κατασκευής και ούτω καθεξής.

Με ένα καλά σχεδιασμένο AIS, όλοι μέσα σε έναν οργανισμό που έχει εξουσιοδοτηθεί να το κάνουν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο σύστημα και να λάβουν τις ίδιες πληροφορίες. Ένα AIS επίσης απλοποιεί τη λήψη πληροφοριών σε άτομα εκτός του οργανισμού όταν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, οι σύμβουλοι θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες σε ένα AIS για να αναλύσουν την αποτελεσματικότητα της τιμολογιακής δομής της εταιρείας εξετάζοντας τα δεδομένα κόστους, τα στοιχεία πωλήσεων και τα έσοδα. Επίσης, οι ελεγκτές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα για να αξιολογήσουν τους εσωτερικούς ελέγχους, την οικονομική κατάσταση και την τήρηση του νόμου Sarbanes-Oxley Act (SOX). (Ανακαλύψτε περισσότερα σχετικά με τους λογιστικούς κανονισμούς, ανατρέξτε στο

Οικονομική Ιστορία: Η Άνοδος της Σύγχρονης Λογιστικής

.)

Το AIS θα πρέπει να σχεδιάζεται για να ικανοποιεί τις ανάγκες των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιούν.Το σύστημα θα πρέπει επίσης να είναι εύκολο στη χρήση και θα πρέπει να βελτιώνει, και όχι να παρεμποδίζει, την αποτελεσματικότητα. Διαδικασία και οδηγίες Η διαδικασία και οι οδηγίες ενός AIS είναι οι μέθοδοι που χρησιμοποιεί για τη συλλογή, αποθήκευση, ανάκτηση και επεξεργασία δεδομένων. Αυτές οι μέθοδοι θα είναι τόσο χειροκίνητες όσο και αυτοματοποιημένες και τα δεδομένα μπορούν να προέρχονται τόσο από εσωτερικές πηγές (π.χ., από υπαλλήλους) όσο και από εξωτερικές πηγές (π.χ., ηλεκτρονικές παραγγελίες πελατών). Οι διαδικασίες και οι οδηγίες θα κωδικοποιούνται στο λογισμικό AIS. θα πρέπει επίσης να "κωδικοποιούνται" στους υπαλλήλους μέσω τεκμηρίωσης και εκπαίδευσης. Οι διαδικασίες και οι οδηγίες πρέπει να ακολουθούνται συνεχώς ώστε να είναι αποτελεσματικές.

Για την αποθήκευση πληροφοριών, ένα AIS πρέπει να έχει μια δομή βάσης δεδομένων, όπως δομημένη γλώσσα επερώτησης (SQL), μια γλώσσα υπολογιστή που χρησιμοποιείται συνήθως για βάσεις δεδομένων. Το AIS θα χρειαστεί επίσης διάφορες οθόνες εισόδου για τους διαφορετικούς τύπους χρηστών του συστήματος και διαφορετικούς τύπους καταχώρησης δεδομένων, καθώς και διαφορετικές μορφές εξόδου για την κάλυψη των αναγκών διαφορετικών χρηστών και διαφορετικών τύπων πληροφοριών. (

)
Δεδομένα

Τα δεδομένα που περιέχονται σε ένα AIS είναι όλες οι οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές πρακτικές του οργανισμού. Οποιαδήποτε επιχειρηματικά δεδομένα που επηρεάζουν τα οικονομικά της εταιρείας πρέπει να μεταβούν σε ένα AIS. Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε ένα AIS θα εξαρτηθούν από τη φύση της επιχείρησης, αλλά μπορεί να συνίστανται στα εξής: εντολές πώλησης καταστάσεις τιμολόγησης πελατών

εκθέσεις ανάλυσης πωλήσεων
αιτήσεις αγοράς

• τιμολόγια προμηθευτών
• καταχωρητές ελέγχου
• γενικό μητρώο
• δεδομένα αποθέματος
• πληροφορίες μισθοδοσίας
• χρονομέτρηση
• φορολογικά στοιχεία
• τα χρονοδιαγράμματα απόσβεσης / απόσβεσης, το ισοζύγιο δοκιμών, τα κέρδη και ζημίες κ.ο.κ. Έχοντας όλα αυτά τα δεδομένα σε ένα μέρος - στο AIS - διευκολύνει την τήρηση αρχείων, την υποβολή εκθέσεων, την ανάλυση, τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων. Προκειμένου τα δεδομένα να είναι χρήσιμα, πρέπει να είναι πλήρη, σωστά και συναφή.
• Από την άλλη πλευρά, παραδείγματα δεδομένων που δεν θα μεταβούν σε AIS περιλαμβάνουν σημειώματα, αλληλογραφία, παρουσιάσεις και εγχειρίδια. Αυτά τα έγγραφα μπορεί να έχουν μια εφαπτομενική σχέση με τα οικονομικά της εταιρείας, αλλά με εξαίρεση τις τυποποιημένες υποσημειώσεις, δεν αποτελούν μέρος της οικονομικής καταγραφής της εταιρείας.
• Λογισμικό
• Το στοιχείο λογισμικού ενός AIS είναι τα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση, ανάκτηση, επεξεργασία και ανάλυση των οικονομικών δεδομένων της εταιρείας. Πριν από τους υπολογιστές, τα συστήματα AIS ήταν χειροκίνητα, συστήματα που βασίζονταν σε χαρτί, αλλά σήμερα, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστή ως βάση για το AIS. Οι μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν τα βιβλία Intuit Quickbooks, Sage Peachtree Accounting ή Microsoft Small Business Accounting αλλά υπάρχουν και πολλά άλλα. Οι μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν το Business One της SAP. Οι μεσαίες επιχειρήσεις και οι μεγάλες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν το Dynamics GP της Microsoft, το MAS 90 ή το MAS 200 της Sage Group, τη Peoplesoft της Oracle ή τη χρηματοοικονομική διαχείριση της Epicor.

Η ποιότητα, η αξιοπιστία και η ασφάλεια αποτελούν τα βασικά συστατικά του αποτελεσματικού λογισμικού AIS. Οι διαχειριστές βασίζονται στις πληροφορίες που παράγει για να λαμβάνουν αποφάσεις για την εταιρεία και χρειάζονται πληροφορίες υψηλής ποιότητας για να λαμβάνουν σωστές αποφάσεις.

Τα προγράμματα λογισμικού AIS μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ανταποκρίνονται στις μοναδικές ανάγκες των διαφόρων τύπων επιχειρήσεων. Εάν ένα υπάρχον πρόγραμμα δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες μιας επιχείρησης, το λογισμικό μπορεί επίσης να αναπτυχθεί εσωτερικά με ουσιαστική συμβολή από τους τελικούς χρήστες ή μπορεί να αναπτυχθεί από μια εταιρεία τρίτου ειδικά για την οργάνωση. Το σύστημα θα μπορούσε ακόμη να ανατεθεί σε μια εξειδικευμένη εταιρεία.

Για τις εταιρείες που διαπραγματεύονται στο χρηματιστήριο, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα λογισμικού και τις επιλογές προσαρμογής που επιλέγει η επιχείρηση, οι κανονισμοί Sarbanes-Oxley θα υπαγορεύσουν τη δομή του AIS σε κάποιο βαθμό. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι κανονισμοί SOX θεσπίζουν εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες ελέγχου που πρέπει να τηρούν οι δημόσιες επιχειρήσεις.
Υποδομή πληροφορικής

Η υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών είναι απλά ένα φανταχτερό όνομα για το υλικό που χρησιμοποιείται για τη λειτουργία του λογιστικού συστήματος πληροφοριών. Τα περισσότερα από αυτά τα είδη υλικού είναι πράγματα που μια επιχείρηση θα χρειαστεί να έχει ούτως ή άλλως - περιλαμβάνουν προσωπικούς υπολογιστές, διακομιστές, εκτυπωτές, προστασία από υπερτάσεις, δρομολογητές, μέσα αποθήκευσης και ενδεχομένως εφεδρικό τροφοδοτικό. Εκτός από το κόστος, οι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή υλικού περιλαμβάνουν την ταχύτητα, την ικανότητα αποθήκευσης και αν μπορεί να επεκταθεί και να αναβαθμιστεί.

Ίσως το πιο σημαντικό, το υλικό που επιλέχθηκε για ένα AIS πρέπει να είναι συμβατό με το λογισμικό που προορίζεται. Στην ιδανική περίπτωση, δεν θα ήταν απλώς συμβατό, αλλά βέλτιστο, ένα παχουλό σύστημα θα ήταν πολύ λιγότερο χρήσιμο από ένα γρήγορο. Ένας τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις συμβατότητας υλικού και λογισμικού είναι η αγορά ενός συστήματος με κλειδί στο χέρι που περιλαμβάνει τόσο το υλικό όσο και το λογισμικό που χρειάζεται η επιχείρηση. Η αγορά ενός συστήματος κλειδί στο χέρι σημαίνει, θεωρητικά, ότι η επιχείρηση θα αποκτήσει τον βέλτιστο συνδυασμό υλικού και λογισμικού για το AIS.

Ένας καλός AIS πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα σχέδιο για τη συντήρηση, συντήρηση, αντικατάσταση και αναβάθμιση των στοιχείων του συστήματος υλικού, καθώς και ένα σχέδιο διάθεσης κατεστραμμένου και παρωχημένου υλικού ώστε να καταστραφούν εντελώς τα ευαίσθητα δεδομένα.

Εσωτερικοί έλεγχοι
Τα εσωτερικά στοιχεία ελέγχου ενός AIS είναι τα μέτρα ασφαλείας που περιέχει για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Αυτά μπορούν να είναι τόσο απλά όσο οι κωδικοί πρόσβασης ή τόσο περίπλοκα όσο η βιομετρική ταυτοποίηση. Ένα AIS πρέπει να διαθέτει εσωτερικούς ελέγχους για την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στον υπολογιστή και να περιορίζει την πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους χρήστες που περιλαμβάνει μερικούς χρήστες μέσα στην εταιρεία. Πρέπει επίσης να αποτρέψει την πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα αρχεία από άτομα τα οποία επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση μόνο σε επιλεγμένα τμήματα του συστήματος. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσωπική ασφάλεια, ανατρέξτε στο Προστασία των οικονομικών σας εγγράφων από καταστροφή .)

Ο AIS περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες που ανήκουν όχι μόνο στην εταιρεία, αλλά και στους υπαλλήλους και στους πελάτες της.Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, πληροφορίες μισθών, αριθμούς πιστωτικών καρτών κ.ο.κ. Όλα τα δεδομένα σε ένα σύστημα AIS θα πρέπει να κρυπτογραφηθούν και η πρόσβαση στο σύστημα θα πρέπει να καταγράφεται και να παρακολουθείται. Η δραστηριότητα του συστήματος θα πρέπει επίσης να είναι ανιχνεύσιμη.

Ένα AIS χρειάζεται επίσης εσωτερικούς ελέγχους που τον προστατεύουν από ιούς υπολογιστών, χάκερ και άλλες εσωτερικές και εξωτερικές απειλές για την ασφάλεια του δικτύου. Επιπλέον, πρέπει να προστατεύεται από φυσικές καταστροφές και από υπερτάσεις ισχύος που μπορούν να προκαλέσουν απώλεια δεδομένων. (

)
AISs In Real Life Έχουμε δει πώς ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα AIS επιτρέπει Ένας οδηγός για την καριέρα στα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα

μια επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά καθημερινά ή εμποδίζει τη λειτουργία της εάν το σύστημα είναι κακώς σχεδιασμένο. Μια τρίτη χρήση για ένα AIS είναι ότι όταν μια επιχείρηση έχει πρόβλημα, τα δεδομένα στο AIS της μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποκαλύψουν την ιστορία του τι συνέβη. Οι περιπτώσεις WorldCom και Lehman Brothers παρέχουν δύο παραδείγματα.

Το 2002, οι εσωτερικοί ελεγκτές της WorldCom, Eugene Morse και Cynthia Cooper, χρησιμοποίησαν το AIS της εταιρείας για να αποκαλύψουν κονδύλια 4 δισεκατομμυρίων δολαρίων για δόλια έξοδα και άλλες λογιστικές εγγραφές. Η έρευνά τους οδήγησε στον τερματισμό του CFO Scott Sullivan καθώς και στη νέα νομοθεσία. (άρθρο 404 του νόμου Sarbanes-Oxley, που ρυθμίζει τους εσωτερικούς οικονομικούς ελέγχους και τις διαδικασίες των εταιρειών.) (Μήπως η δουλειά ως χρηματοπιστωτικός ήχος είναι ενδιαφέρον για εσάς; Κατά τη διερεύνηση των αιτιών της κατάρρευσης της Lehman, η ανασκόπηση του AIS και άλλων συστημάτων δεδομένων ήταν ένα βασικό στοιχείο, μαζί με τη συλλογή και την εξέταση εγγράφων και τις συνεντεύξεις μαρτύρων. ανασκόπηση των λειτουργικών, συναλλακτικών, αποτιμητικών, οικονομικών, λογιστικών και άλλων συστημάτων δεδομένων της Lehman », σύμφωνα με την έκθεση των 200 σελίδων και των εννέα τόμων. Τα συστήματα Lehman παρέχουν ένα παράδειγμα για το πώς ένα AIS

Η έκθεση του εξεταστή Anton R. Valukas αναφέρει: "Κατά τη στιγμή της κατάθεσης σε πτώχευση, ο Lehman διατήρησε ένα συνονθύλευμα πάνω από 2, 600 λογισμικών συστημάτων και εφαρμογών … Πολλά από τα συστήματα του Lehman ήταν θορυβώδη, ξεπερασμένα ή μη τυποποιημένα. "

Th ο εξεταστής αποφάσισε να επικεντρώσει τις προσπάθειές του στα 96 συστήματα που φαίνονταν πιο συναφή και η εξέταση απαιτούσε κατάρτιση, μελέτη και δοκιμή και λάθος μόνο για να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν τα συστήματα. (Δείτε επίσης Μελέτη περίπτωσης: Η κατάρρευση της Lehman Brothers και

Μια εσωτερική ματιά στους εσωτερικούς ελεγκτές

.) Η έκθεση του Valukas σημείωσε επίσης ότι «τα συστήματα Lehman ήταν πολύ αλληλεξαρτώμενα οι σχέσεις τους ήταν δύσκολο να αποκρυπτογραφηθούν και δεν ήταν καλά τεκμηριωμένες και χρειάστηκε εξαιρετική προσπάθεια για να ξεδιπλώσουν αυτά τα συστήματα για να αποκτήσουν τις απαραίτητες πληροφορίες. " Συμπέρασμα

Οι έξι συνιστώσες ενός AIS λειτουργούν από κοινού για να βοηθήσουν τους βασικούς εργαζόμενους να συλλέγουν, να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται, να επεξεργάζονται, να ανακτούν και να αναφέρουν τα οικονομικά τους στοιχεία. Η ύπαρξη ενός καλά αναπτυγμένου και διατηρούμενου λογιστικού συστήματος πληροφόρησης που είναι αποτελεσματικό και ακριβές είναι ένα αναπόσπαστο συστατικό στοιχείο μιας επιτυχημένης επιχείρησης.