Η παλιά παροιμία «ελπίδα για το καλύτερο και προετοιμασία για το χειρότερο» ισχύει για πολλά πράγματα - τουλάχιστον για τα οποία η προοπτική να ελεγχθεί από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς. () Ενώ κανένας οικονομικός σύμβουλος δεν θέλει να ελεγχθεί, οι εμπειρογνώμονες συμμόρφωσης πιστεύουν ότι η ιδανική ώρα για να προετοιμαστείτε για αυτό το ενδεχόμενο είναι πριν από

λαμβάνεται επιστολή ελέγχου. Πράγματι, οι σύμβουλοι θα πρέπει να είναι προετοιμασμένοι ανά πάσα στιγμή για έναν έλεγχο - ακόμα κι αν, όπως οι συνομήλικοί τους, ελπίζουν ότι ποτέ δεν θα υποβληθούν σε έναν.

Προετοιμασία, Προετοιμασία, Προετοιμασία

Ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμος για έναν έλεγχο είναι να κάνετε προετοιμασία μέρος της τακτικής ρουτίνας της λειτουργίας της επιχείρησής σας. Εάν γνωρίζετε πού είναι όλα και είναι οργανωμένα, δεν θα υπάρξει πανικού ή διαμάχης τελευταίας στιγμής εάν λάβετε την κλήση από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς. (

Παρακολουθήστε έναν Έλεγχο SEC: Συμβουλές για Συμβούλους

. Ακολουθούν μερικά οριστικά βήματα που μπορούν να λάβουν οι σύμβουλοι για να προετοιμαστούν:

Οργανώστε όλες τις εγγραφές

. Οι ελεγκτές SEC απαιτούν τεράστιες ποσότητες αρχείων, τα οποία πρέπει να παράγονται βιαστικά τη στιγμή που αρχίζει ο έλεγχος. Έχοντας μια επιχείρηση για να τρέξει δεν αποτελεί δικαιολογία για την αποτυχία να συμμορφωθεί με πλήρη και έγκαιρη τρόπο. Και περιμένετε το απροσδόκητο. Ακόμη και με ένα ξεκίνημα, συγκεκριμένα αιτήματα είναι αναπόφευκτα να περιπλέξουν τα πράγματα. Αρχίστε λοιπόν να βάζετε τα αρχεία μαζί σήμερα και να αγωνίζεστε λιγότερο αύριο. (Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε:

• Εκκίνηση μιας επιχείρησης μικρής επιχείρησης: Διατήρηση αρχείου . Διατήρηση τρέχοντος . Δημιουργήστε μια μηνιαία ρουτίνα αναζωογονητικών δεδομένων για να αντικατοπτρίσετε τους πιο ενημερωμένους προμηθευτές και τους καταλόγους πελατών που είναι δυνατόν. Είναι επίσης σημαντικό να διατηρήσετε τις τρέχουσες μορφές ADV και AUA. Το πρώτο ισχύει για τους επενδυτικούς συμβούλους που διαχειρίζονται περισσότερα από 25 εκατομμύρια δολάρια και περιγράφουν τις θεμελιώδεις πληροφορίες όπως τα περιουσιακά στοιχεία υπό διαχείριση (AUM), το επενδυτικό στυλ και το βασικό προσωπικό. Το έντυπο AUA (περιουσιακά στοιχεία υπό τη διοίκηση) αντιπροσωπεύει το συνολικό μέγεθος του χαρτοφυλακίου θεματοφυλακής ενός ιδρύματος. Η μέτρηση αυτή διαφέρει από την AUMa, η οποία αναφέρεται σε ενεργητικά διαχειριζόμενα περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης. Και τα δύο έντυπα ADV και AUA μπορούν να ληφθούν από τα τοπικά παραρτήματα SEC ή την ιστοσελίδα του ρυθμιστή, www. sec. gov. (Για περισσότερες πληροφορίες:
• Αστυνόμευση της αγοράς κινητών αξιών: Επισκόπηση της SEC .) Δημιουργήστε ένα πρωτόκολλο ελέγχου . Ένα σχέδιο που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι πρέπει να ενεργούν και τι πρέπει να αναμένουν πηγαίνει πολύ μακριά, βοηθώντας τους να εξοικειωθούν και να αισθάνονται άνετα με τη διαδικασία ελέγχου πριν συμβεί. Μια τέτοια απομυθοποίηση μειώνει την ένταση, ελαχιστοποιεί τα λάθη και ενισχύει την εμπιστοσύνη. (Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε:
• Λήψη εργασίας σε συμμόρφωση .) Εκτελέστε έναν εικονικό έλεγχο. Όπως ένα πρωτόκολλο ελέγχου μπορεί να προετοιμάσει ψυχικά τους υπαλλήλους για το κύριο γεγονός, οι ψεύτικες συνεδρίες ελέγχου που οδηγούνται από ένα τρίτο μέρος θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους να ξεπεράσουν την ανησυχία των επιδόσεων και να εξαλείψουν τις αδυναμίες της συμπεριφοράς τους - χωρίς το στρες να έχει πραγματικούς ρυθμιστές στην αίθουσα.Οι ψεύτικοι έλεγχοι αποδεικνύουν επίσης τη δέσμευσή τους να το κάνουν σωστό - γεγονός που εντυπωσιάζει τις ρυθμιστικές αρχές, αφήνοντάς τους να γνωρίζουν ότι τους παίρνετε σοβαρά. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλ.:
• Όταν οι Ρυθμιστικές Αρχές Χρηματοπιστωτικών Υπηρεσιών Σας αφήνουν κάτω .) Προετοιμάστε για δράση επιβολής .
• Οι περισσότεροι έλεγχοι δεν αποκαλύπτουν σοβαρές παραβιάσεις, αλλά υπήρξε επικάλυψη ανεπίσημων συστάσεων που προέκυψαν από ελέγχους. Για να σχεδιάσετε ένα τέτοιο αποτέλεσμα (και τα συναφή πρόστιμα), οι επιχειρήσεις θα πρέπει να πάρουν τη συνήθεια να κόβουν το κόστος των δικηγόρων μειώνοντας τον χρόνο χρέωσης και χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το Bates και τα γραφήματα παραγωγής κατά την προετοιμασία των εγγράφων για την αναθεώρηση των δικηγόρων. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε: Τα 5 καλύτερα προγράμματα λογισμικού που χρησιμοποιούνται από τους χρηματοοικονομικούς συμβούλους .) Κάντε ερωτήσεις . Τέλος, οι σύμβουλοι δεν πρέπει να φοβούνται να εμφανίζονται ένοπλοι με ερωτήσεις για να ζητούν από τις ρυθμιστικές αρχές. αυτό θα εξορθολογίσει τη διαδικασία ελέγχου για όλους τους εμπλεκόμενους. Εάν γνωρίζετε εάν η επιχείρησή σας έχει στοχευθεί τυχαία, αν ο έλεγχος είναι αποτέλεσμα συγκεκριμένης αιτίας ή αν είναι απλώς μέρος μιας σάρωσης σε ολόκληρο τον κλάδο, θα σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε το σωστό πλαίσιο πληροφοριών, το οποίο είναι το πλέον κατάλληλο για τη συγκεκριμένη φύση έρευνα. (Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε:
• Κατανόηση του SEC .)
  Η κατώτατη γραμμή

Οι έλεγχοι, από τη φύση τους, είναι ανεπιθύμητες και δυσάρεστες πραγματικότητες ως οικονομικοί σύμβουλοι. Παίρνοντας τις πατροπαράδοτες παπιές σας σε μια σειρά - πριν να χτυπήσετε με μια επίσημη έρευνα - μπορείτε να διευκολύνετε και να απλοποιήσετε τη διαδικασία, να μειώσετε το κόστος και να ελαχιστοποιήσετε το φαινόμενο. (Για περισσότερες πληροφορίες:

Μια μέρα στη ζωή ενός οικονομικού συμβούλου

.