Οι εταιρείες παροχής χρηματοοικονομικών συμβουλών πρέπει να εντείνουν το παιχνίδι τους όταν πρόκειται για την εποπτεία νεότερων πλατφορμών επικοινωνίας, όπως τα κοινωνικά μέσα και τα άμεσα μηνύματα. Η Έκθεση Έρευνας Συμμόρφωσης 2016 για τις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες υπογραμμίζει τα κενά συμμόρφωσης και τις επιχειρήσεις που πρέπει να κάνουν.

Βασικά ευρήματα

Ακολουθούν μερικά βασικά ευρήματα από την έκθεση. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλ.: Οι ανώτεροι πονοκέφαλοι συμμόρφωσης για τους οικονομικούς συμβούλους .)

• Είναι πιο σημαντικό από ποτέ να επιβλέπει τη συμμόρφωση, αλλά η δουλειά γίνεται όλο και πιο δύσκολη. Για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων, οι ομάδες συμμόρφωσης καταλαμβάνουν θέση στο τραπέζι με τους ανθρώπινους πόρους, την τεχνολογία των πληροφοριών και το προσωπικό μάρκετινγκ.
• Υπάρχουν περισσότεροι τρόποι επικοινωνίας από ποτέ. Τα κοινωνικά μέσα, τα μηνύματα κειμένου και τα άμεσα μηνύματα παρέχουν καθένα κανάλια που επεκτείνουν την περίμετρο συμμόρφωσης. Εάν υπάρχουν ελλείψεις στην εποπτεία, οι επιχειρήσεις ενδέχεται να εκτίθενται σε κινδύνους συμμόρφωσης.
• Τα τμήματα συμμόρφωσης ανησυχούν ότι οι πρακτικές εποπτείας των επικοινωνιών τους δεν συμβαδίζουν, οι σημερινές προσεγγίσεις δεν θα εντοπίσουν τους κινδύνους στους οργανισμούς και ότι αποτυγχάνουν να εστιάσουν αποτελεσματικά τους πόρους στις περιοχές που παρουσιάζουν τους μεγαλύτερους κινδύνους για την επιχείρηση. Η επανεξέταση των μηνυμάτων αποτελεί τομέα ιδιαίτερης ανησυχίας.

Η μελέτη Smarsh, η οποία εξετάζει τη διατήρηση και επίβλεψη των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, βρίσκεται στο έκτο έτος της. Μολονότι ορισμένες ανησυχίες είναι συνεπείς από έτος σε έτος, όπως ο αυξημένος ρυθμιστικός έλεγχος και η πρόκληση της προσαρμογής στα νέα κανάλια επικοινωνίας, οι νέες τάσεις δημιουργούν νέες προκλήσεις. "Τα χάσματα πολιτικής, επιβολής και διατήρησης παραμένουν υψηλά, αφήνοντας τις επιχειρήσεις ευάλωτες σε απροσδόκητες απάτες, σφάλματα και κυρώσεις επιβολής της νομοθεσίας", υποστηρίζει ο Smarsh.

Και αυτές οι κυρώσεις αυξάνονται. Ο Smarsh είπε ότι τα πρόστιμα που παραχωρήθηκαν από τη ρυθμιστική αρχή της χρηματοπιστωτικής βιομηχανίας σχετικά με τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες έχουν υπερδιπλασιαστεί μεταξύ του 2008 και του 2015, όταν ήταν $ 6. 2 εκατομμύρια. Σύμφωνα με την έρευνα, οι πέντε μεγαλύτερες ανησυχίες σχετικά με τη συμμόρφωση με τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες ήταν: αυξημένος έλεγχος από τις ρυθμιστικές αρχές, ανάγκη εξισορρόπησης της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων έναντι υποχρεώσεων επίβλεψης, εμφάνιση νέων διαύλων επικοινωνίας, απειλές στον κυβερνοχώρο που δημιουργούν οι πλατφόρμες ηλεκτρονικών μηνυμάτων και ανεπαρκής ανθρώπινος πόρος ανάγκες εποπτείας της συμμόρφωσης. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλ.: FINRA στο Track for Record Year of Fines .)

Επιπλέον, οι πόροι αυτοί δεν επιβαρύνονται μόνο από λειτουργίες συμμόρφωσης. Ο Smarsh είπε ότι το 65% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι οι λειτουργίες συμμόρφωσης ήταν υπεύθυνες για το χειρισμό αιτημάτων για ηλεκτρονική ανακάλυψη ή για άλλους επιχειρηματικούς σκοπούς.Λιγότερο από το 10% των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι αναμένουν σημαντική αύξηση των πόρων τους επόμενους 12 μήνες. Περισσότερο από το ένα τέταρτο δήλωσε ότι οι ανεπαρκείς προϋπολογισμοί αποτελούσαν βασικό μέλημα και το 38% δήλωσε ότι η έλλειψη ανθρώπινων πόρων ήταν ανησυχητική, από 30% πέρυσι.

Η Περίμετρος συμμόρφωσης

Η Smarsh αναφέρει ότι υπάρχει μια βασική ανησυχία για την επέκταση της περιμέτρου συμμόρφωσης - το σύνολο των ηλεκτρονικών καναλιών και συσκευών που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός που απαιτούν πολιτικές διακυβέρνησης, διατήρηση και εποπτεία. Αλλά αυτό που καθορίζει εάν ένα μήνυμα είναι επαγγελματικό αρχείο ή όχι είναι το περιεχόμενό του, που σημαίνει ότι το προσωπικό συμμόρφωσης πρέπει να εποπτεύει πολλούς τύπους επικοινωνιών, ακόμη και εκείνων που αφορούν προσωπικές συσκευές ή λογαριασμούς κοινωνικών μέσων. Κάποια πρόοδος έχει σημειωθεί σε αυτόν τον τομέα, σημειώνει ο Smarch. Ο αριθμός των εταιρειών με πολιτικές που διέπουν πλατφόρμες διαδικτυακής διασκέψεως αυξήθηκε σε 61% το 2016, από 50% το 2015. Ωστόσο, «αυτά τα κενά δεν κλείνουν», καταλήγει η μελέτη. Το ποσοστό των επιχειρήσεων που διαθέτουν συστήματα αρχειοθέτησης ή επίβλεψης για νέα κανάλια επικοινωνίας έχει παραμείνει στάσιμο και σε ορισμένες περιπτώσεις μειώθηκε από το 2014 έως το 2016.

Πηγές κινδύνου

Το 48% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι τα κοινωνικά μέσα ήταν το κορυφαίο κανάλι του αισθητού κινδύνου συμμόρφωσης. Ακόμη και όταν απαγορεύονται τα κοινωνικά μέσα, ένα σημαντικό ποσοστό των ερωτηθέντων δήλωσε ότι θα είχαν ελάχιστη εμπιστοσύνη ότι θα μπορούσαν να αποδείξουν ότι η απαγόρευση λειτουργεί. Οι επιχειρήσεις που επιτρέπουν αλλά δεν αρχειοθετούν τα κοινωνικά μέσα μαζικής ενημέρωσης ενδέχεται να μην πληρούν τις υποχρεώσεις τους, προειδοποιεί ο Smarsh.

Η κατώτατη γραμμή

Σύμφωνα με τους κανόνες της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς που έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των επενδυτών, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να αρχειοθετούν ηλεκτρονικές επιχειρησιακές επικοινωνίες σε μορφές που δεν μπορούν να ξαναγράψουν και να διαγραφούν για τουλάχιστον τρία χρόνια, επανεξέταση της αλληλογραφίας και των εσωτερικών επικοινωνιών. Ωστόσο, δεδομένης της εκθετικής αύξησης του όγκου των μηνυμάτων και των νέων καναλιών, τα κενά στη διατήρηση και στην εποπτεία θεωρούνται αναπόφευκτα. "Για να το θέσω ομαλά, η εποπτεία είναι σπασμένη", δήλωσε ο CEO Stephen Smarsh. (Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε: Η SEC επιβάλλει την καταγραφή του αριθμού των υποθέσεων καθώς τα πρόστιμα παραμένουν επίπεδα .