Χωρίς αμφιβολία, έχετε ακούσει την κοινή φράση: "Μια συνάντηση είναι ένας τόπος όπου λαμβάνονται λεπτά και χάνονται ώρες. "Πολλές, πολλές ώρες χάνονται από συναντήσεις. Στην πραγματικότητα, όταν ζητήθηκε να αναφέρουμε τη μεγαλύτερη απώλεια χρόνου στην εργασία, το 24% των εργαζομένων που ερωτήθηκαν σε ένα μισθό. com αναφέρει τις συναντήσεις και τις κλήσεις συνδιάσκεψης.

Οι εργαζόμενοι δεν πιστεύουν μόνο ότι οι συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου. Προφανώς, πιστεύουν επίσης ότι οι συναντήσεις πιπιλίζουν τη ζωή από αυτές. Αυτό μπορεί να ακούγεται υπερβολικά δραματικό μέχρι να λάβετε υπόψη τα αποτελέσματα μιας δημοσκόπησης Clarizen / Harris. Όταν ρωτήθηκαν τι προτιμούν να κάνουν από ό, τι κάθονται σε συνάντηση κατάστασης, σχεδόν το ήμισυ (46%) απάντησαν ότι προτιμούν να κάνουν μια δυσάρεστη δραστηριότητα, όπως:

- <->

• Πηγαίνετε στο DMV
• Σκουπίστε το χρώμα και στεγνώστε το χρώμα
• Περάστε τέσσερις ώρες για να εργαστείτε
• Συμπληρώστε και μετακινήστε στην Ανταρκτική
• Επιπλέον, το 60% των ερωτηθέντων δήλωσε επίσης ότι ξοδεύουν περισσότερο χρόνο για την προετοιμασία της συνάντησης από ό, τι ξοδεύουν στην πραγματική συνάντηση: ξοδεύουν κατά μέσο όρο 4,6 ώρες την εβδομάδα ξοδεύουν 4. 5 ώρες την εβδομάδα στις συνεδριάσεις κατάστασης.

Επιπλέον, το 35% των ερωτηθέντων θεωρούν ότι οι συνεδριάσεις κατάστασης είναι χάσιμο χρόνου και 60% πολυάριθμες συνεδριάσεις.

Πολλοί εργαζόμενοι ήδη αισθάνονται ότι γίνονται εργαζόμενοι 24 ώρες και δεν τους αρέσει η ιδέα να σπαταλούν χρόνο σε συναντήσεις χωρίς νόημα. Ωστόσο, μερικές φορές οι συναντήσεις είναι απαραίτητες και όταν αυτές διεξάγονται σωστά, μπορούν να είναι παραγωγικές και ανεκτές - αν όχι ευχάριστες. Εδώ είναι δέκα τρόποι που μπορείτε να κρατήσετε πιο παραγωγικές συναντήσεις.

1. Break the Habit

Ακριβώς επειδή συναντήσατε πάντα κάθε Πέμπτη το απόγευμα, δεν σημαίνει ότι πρέπει να συνεχίσετε σε αυτό το μονοπάτι. Ορισμένες συνήθειες πρέπει να σπάσουν και ορισμένες πολιτικές της εταιρείας πρέπει να ξαναγραφούν. Θα πρέπει να συναντηθείτε για έναν συγκεκριμένο λόγο και όχι μόνο επειδή είστε συνηθισμένοι να το κάνετε αυτό.

2. Ζυγίστε τις επιλογές σας

Σκεφτείτε τις άλλες επιλογές σας προτού προγραμματίσετε μια συνάντηση. Αντί για συσκέψεις εβδομαδιαίας κατάστασης, ίσως θα μπορούσατε να συναντηθείτε κάθε δεύτερη εβδομάδα. Οι αναλυτικές αναφορές κατάστασης θα σας δώσουν αρκετές πληροφορίες για να μάθετε τι συμβαίνει μεταξύ των συνεδριάσεων και μπορείτε πάντα να πάρετε το τηλέφωνο για να καλέσετε κάποιον εάν έχετε κάποια ερώτηση. Επίσης, εάν συναντάτε πληροφορίες για να μοιραστείτε πληροφορίες, σκεφτείτε να στείλετε αυτές τις πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Να είστε επιλεκτικοί

Ποτέ μην προσκαλείτε συμμετέχοντες στη σύσκεψη "για κάθε περίπτωση. "Εάν δεν υπάρχει κανένας σαφής λόγος για την παρουσία ορισμένων ατόμων στη συνάντησή σας, μην τους προσκαλέσετε ή ζητήσετε την παρουσία τους. Για παράδειγμα, μην πιέζετε τους τεχνικούς να παρακολουθήσουν τη συνάντηση πωλήσεων μόνο σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε κάποιο πρόβλημα με τη λειτουργία του δείκτη λέιζερ.

4. Προετοιμασία σε Προηγούμενη

Η δημιουργία μιας ημερήσιας διάταξης συνεδρίασης θα σας αναγκάσει να σκεφτείτε τον σκοπό της συνάντησης και να δημιουργήσετε ένα διαδοχικό περίγραμμα.Επίσης, φροντίστε να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες σας εκ των προτέρων. Δεν πρέπει ποτέ να αφήσετε τη συνάντηση για να ανακτήσετε ένα ξεχασμένο στοιχείο κλπ. Επιπλέον, κλείστε το δωμάτιο εκ των προτέρων, επιβεβαιώστε την κράτηση και ελέγξτε το δωμάτιο για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα στηρίγματα σας (λευκό πίνακα, κιμωλία για το μαυροπίνακα κ.λπ. .) βρίσκονται στον καθορισμένο τόπο.

5. Διάδοση πληροφοριών

Εάν η συνάντηση περιλαμβάνει τη συζήτηση συγκεκριμένου υλικού, στείλτε τα έγγραφα εκ των προτέρων, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν αρκετό χρόνο πριν τη συνάντηση για να αναθεωρήσουν το υλικό και να διατυπώσουν ιδέες. Ζητώντας από τους ανθρώπους να υποβάλουν δύο ή τρεις ερωτήσεις, σχόλια ή ανησυχίες στη συνάντηση είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να εξασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες στη συνάντηση έχουν πάρει το χρόνο να αναθεωρήσουν το θέμα που συζητείται.

6. Έναρξη και τέλος στο χρόνο

Όλοι οι συμμετέχοντες έχουν σταματήσει τις πολυάσχολες εργάσιμες ημέρες για να συμμετάσχουν στη συνάντησή σας. Σεβαστείτε το χρόνο τους αρκετά ώστε να ξεκινήσετε τη συνάντηση την καθορισμένη ώρα. Οι καθυστερημένοι συμμετέχοντες μπορούν να ενημερωθούν όταν τελειώσει η σύσκεψη. Επίσης, κρατήστε το μάτι σας στο ρολόι ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε τη συνάντηση εγκαίρως. Επίσης, μην αισθάνεστε ότι πρέπει να γεμίσετε ολόκληρο το χρονικό διάστημα. Εάν τελειώσετε τα στοιχεία της ατζέντας νωρίς, επιβραβεύστε τους συμμετέχοντες αφήνοντας τους να επιστρέψουν στην εργασία.

7. Μείνετε στο μάθημα

Ακολουθήστε την ημερήσια διάταξη για να διατηρήσετε τη συνάντηση στο σωστό δρόμο, καθώς αυτό είναι το κλειδί για να τελειώσει εγκαίρως. Μην επιτρέπετε στους συμμετέχοντες να παρουσιάζουν μη σχετιζόμενα θέματα που έχουν τη δυνατότητα να εκτροχιάσουν τη συνάντηση. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες παραμένουν εστιασμένοι επίσης. Ζητήστε να μην χρησιμοποιούν τα τηλέφωνά τους, τα δισκία και τους φορητούς υπολογιστές κατά τη διάρκεια της συνάντησης (μια συνεδρία χωρίς συσκευές είναι γνωστή ως συνεδρίαση χωρίς τόπους).

8. Ελέγξτε τα σχόλια

Εάν ο σκοπός της συνάντησης είναι η επίλυση προβλημάτων ή η εμφάνιση νέων ιδεών, θα χρειαστεί να ζητήσετε απόψεις της ομάδας. Ωστόσο, μην αφήνετε τους συμμετέχοντες με ισχυρές προσωπικότητες να κυριαρχούν στη συζήτηση. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν ίσες ευκαιρίες να εκφράσουν τη γνώμη τους. Επίσης, αποφύγετε την επανάληψη των μερικών σημείων ξανά και ξανά. Γράφοντας ζητήματα ή αποφάσεις σε έναν πίνακα ή ένα flipchart μπορεί να αποφευχθούν χρονοβόρες, επαναλαμβανόμενες απαντήσεις.

9. Limit PowerPoint

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint για να παρουσιάσετε μερικές γραφικές παραστάσεις, γραφήματα ή κουκκίδες, αλλά δεν έχετε συνάντηση που καθοδηγείται από το PowerPoint. Με άλλα λόγια, μην γεμίζετε όλες τις πληροφορίες σας στο PowerPoint και στη συνέχεια ξοδεύετε όλη την συνάντηση διαβάζοντας κάθε διαφάνεια.

10. Να είστε ειλικρινείς

Εάν έχει ήδη ληφθεί κάποια απόφαση, μην προσποιείτε ότι οι συμμετέχοντες κλήθηκαν μαζί για να εκφράσουν τις απόψεις τους ή να αποφασίσουν για μια πορεία δράσης. Τίποτα δεν κάνει τους υπαλλήλους να αισθάνονται περισσότερο αντιπαραγωγικοί από το να ασκούν χρόνο και προσπάθεια όταν δεν έχει σημασία.

Η κατώτατη γραμμή

Μερικές φορές, οι συναντήσεις είναι απαραίτητες, αλλά πολλοί υπάλληλοι τις κατατάσσουν μεταξύ των χειρότερων καθηκόντων που σχετίζονται με την εργασία. Αξίζει να προσπαθήσετε να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο εστιασμένες, συναφείς και αποτελεσματικές.