α:

Όλες οι εταιρείες που πωλούν με πίστωση πρέπει να έχουν χαρτοφυλάκια για τις απαιτήσεις τους, ειδικά εάν η εταιρεία ενεργεί επίσης ως πρακτορείο συλλογής πρώτου μέρους σε λογαριασμούς που έχουν ληφθεί προηγουμένως. Χωρίς να το πράττει, η διαχείριση των απαιτήσεων είναι πιο δύσκολη και λιγότερο αποτελεσματική.

Στα λογιστικά βιβλία, στα βιβλία θυγατρικών ή στα χαρτοφυλάκια ή στους υπολόγους, περιέχουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες για την υποστήριξη ενός γενικού μητρώου. Για τους εισπρακτέους λογαριασμούς, αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες για κάθε πώληση πίστωσης σε πελάτες μπορούν να καταγράφονται και να παρουσιάζονται μεμονωμένα. Κατά την άθροιση, το σύνολο του δευτερεύοντος λογαριασμού θα πρέπει να ισούται με τους εισπρακτέους λογαριασμούς στον ισολογισμό. Ο πρωταρχικός σκοπός αυτών των χαρτοπετσετών είναι να ελέγχουν οικονομικά τις πληροφορίες με παραγωγικό τρόπο. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν τους λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών για τη διάδοση πληροφοριών σχετικά με τις πωλήσεις πιστώσεων χωρίς να αποκαλύπτουν πληροφορίες σχετικά με άλλους λογαριασμούς.

Στην πράξη, ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών θυγατρικών ενεργεί ως κατάλογος οφειλετών μιας εταιρείας. Η εταιρεία μπορεί να παρακολουθεί τις πληρωμές πελατών, να παρακολουθεί παραβατικότητα, να αποτρέπει την υπερπληρωμή και να συμβιβάζει οποιαδήποτε άλλα λογιστικά σφάλματα. Το ημερολόγιο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την ανίχνευση της εσωτερικής απάτης ή της υπεξαίρεσης.

Ακριβώς όπως κάθε πωλητής θα πρέπει να έχει τους δικούς του λογαριασμούς πληρωτέους χρεωστικούς λογαριασμούς, κάθε πελάτης ή πελάτης με αγορές πιστώσεων θα πρέπει να παρακολουθείται ατομικά μέσω εισπρακτέων απαιτήσεων. Η εταιρεία μπορεί να παρακολουθήσει τη συλλογή του χρέους και να ταξινομήσει μέσω των πιο αποτελεσματικών πρακτικών ARM. Οι λογιστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν περαιτέρω τα δεδομένα από τους χαλυβουργούς για να υπολογίσουν την αποζημίωσή τους για επισφαλείς απαιτήσεις. Οι εταιρείες μπορούν ακόμη και να χρησιμοποιήσουν χαρτοπετσέτες για να υπολογίσουν τη συγκέντρωση των εισπρακτέων λογαριασμών από τον πελάτη για να δουν αν η επιχείρηση εξαρτάται υπερβολικά από έναν πελάτη.

Οι αναλογίες των εισπρακτέων λογαριασμών, όπως ο δείκτης κύκλου εργασιών των απαιτήσεων ή οι πωλήσεις ημερών που εκκρεμούν, ή ο DSO, μπορούν να υπολογιστούν χωρίς πρόσβαση στους υπολόγους. Ωστόσο, η περαιτέρω ανάλυση αυτών των λόγων είναι πολύ δύσκολη χωρίς ακριβή στοιχεία συγκεκριμένων λογαριασμών πελατών. Οι μεμονωμένοι όροι πίστωσης και οι εκθέσεις γήρανσης απαιτούν, για παράδειγμα, εισροές δεδομένων υποεφαρμογών.

Η ανάλυση Subledger μπορεί να συμβάλει στη μετατροπή των υποθετικών "εσόδων" σε πραγματικές ταμειακές ροές. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση για να αναγνωρίζουν τα έσοδα και τα έξοδα αντιστοίχισης, αλλά μια επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει με τα έσοδα που εξακολουθούν να μην έχουν εισπραχθεί. Μια αποτελεσματική πραγματική ταμειακή ροή απαιτεί την έγκαιρη είσπραξη των πωλήσεων πιστώσεων. Αν η ανάλυση της γήρανσης δείχνει ότι οι εισπράξεις εισπράττονται πολύ αργά, θα μπορούσε να είναι ένα σημάδι ότι η επιχείρηση είναι εκτεθειμένη σε πιστωτικό κίνδυνο και ενδέχεται να αγωνιστεί να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις της σε σχέση με το κόστος.

Η αποτελεσματική χρήση των θυγατρικών μητρώων μπορεί να προσφέρει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι των επιχειρήσεων που είναι λιγότερο προνοητικές και λεπτομερείς με τις απαιτήσεις τους.Παρέχει επίσης ένα μέσο για την επιβεβαίωση της ακρίβειας της γενικής εφημερίδας και της επιστροφής. Ενώ η απλή παρακολούθηση πληροφοριών σε λεπτομερείς υπολογισμούς δεν αρκεί για να διασφαλιστεί η βελτίωση των συλλογών, καθίσταται ευκολότερη η στρατηγική στοχοθέτηση του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν οι πόροι ARM για να ελαχιστοποιηθεί το κόστος της εκδίωξης των παραβατικών κεφαλαίων.