α:

Η κατάρτιση προϋπολογισμού βάσει μηδέν πρέπει να έχει συνεχή αξιολόγηση και διαχείριση λόγω του γεγονότος ότι ένας μηδενικός προϋπολογισμός απαιτεί από τη διοίκηση να δικαιολογεί όλες τις δαπάνες και τις χρήσεις του. Αυτό διαφέρει από τους υπόλοιπους τύπους προϋπολογισμού που απαιτούν μόνο αξιολόγηση για επιπρόσθετες αλλαγές στον προϋπολογισμό από το προηγούμενο έτος.

Όταν καθορίζεται μηδενικός προϋπολογισμός, θεωρείται ότι ένας διαχειριστής ή τμήμα έχει ένα ελάχιστο ποσό χρηματοδότησης για τις δραστηριότητές του, όπου οποιαδήποτε αύξηση των δαπανών πάνω από αυτό το ελάχιστο ποσό πρέπει να αξιολογείται και να δικαιολογείται από τον διαχειριστή. Το σημείο αυτής της αξιολόγησης και αιτιολόγησης είναι να εξασφαλιστεί ότι ο διευθυντής και το τμήμα επικεντρώνονται σε βασικούς δείκτες επιδόσεων (KPIs) και σταματά κάθε δαπάνη για λειτουργίες ή πρωτοβουλίες που δεν υποστηρίζουν τις βασικές λειτουργίες των επιχειρήσεων.

Η απαιτούμενη αξιολόγηση και αιτιολόγηση από τη διοίκηση υποχρεώνει έναν προϋπολογισμό μηδενικού επιπέδου να ακολουθήσει την ακόλουθη διαδικασία: προσδιορισμός επιχειρηματικών στόχων από τη διοίκηση, αξιολόγηση πολλαπλών εναλλακτικών μεθόδων για την επίτευξη των στόχων, αξιολόγηση εναλλακτικών χρηματοδοτήσεων επίπεδα και τον καθορισμό προτεραιοτήτων, ώστε οι στόχοι να ικανοποιούνται με το χαμηλότερο κόστος.

Λόγω αυτής της απαιτούμενης συνεχιζόμενης αξιολόγησης, ένας μηδενικός προϋπολογισμός παρέχει σε μια εταιρεία πολλά οφέλη. Η διοίκηση πρέπει να εντοπίσει πιθανούς εναλλακτικούς τρόπους για να εκτελέσει κάθε λειτουργία ή δραστηριότητα που απαιτείται από ένα συγκεκριμένο τμήμα. Αυτό αναγκάζει τη διοίκηση να εξετάσει τις επιλογές χαμηλότερου κόστους. Ένας μηδενικός προϋπολογισμός καθιστά δύσκολη για τη διοίκηση να διογκώνει τεχνητά τον προϋπολογισμό της, δεδομένου ότι υποχρεούται να συνδέει τις δαπάνες άμεσα με τις δραστηριότητες και τους στόχους που εκπληρώνουν οι δραστηριότητες. Αναγκάζει επίσης τη διοίκηση να εξαλείψει μη ουσιαστικές δραστηριότητες. Τέλος, ένας μηδενικός προϋπολογισμός αναγκάζει τον προϋπολογισμό να επικεντρωθεί σε βασικές επιχειρηματικές πρωτοβουλίες και απαιτεί την αναθεώρηση αυτών των πρωτοβουλιών σε τακτική βάση.