Οποιοσδήποτε εργοδότης πληρώνει μισθωτό $ 600 ή περισσότερο για το έτος, συμπεριλαμβανομένων των μη εξαντλημένων αμοιβών, πρέπει να υποβάλει έντυπο W-2 για κάθε εργαζόμενο που υπόκειται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος και μισθοδοσίας. Οι εργοδότες υποβάλλουν αντίγραφο του εντύπου W-2 με το IRS για σκοπούς πληροφόρησης και αποστέλλουν αντίγραφο στον υπάλληλο για να προετοιμάσουν την ετήσια φορολογική δήλωσή του (έντυπα 1040, 1040A ή 1040EZ) και να καθορίσουν τη συνολική φορολογική υποχρέωση. Οι εργοδότες μπορούν να υποβάλουν φόρμα W-2 με το IRS ηλεκτρονικά ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εάν έχουν λιγότερους από 250 υπαλλήλους. αν έχουν 250 ή περισσότερους υποκείμενους υπαλλήλους, οι εργοδότες πρέπει να καταθέσουν ηλεκτρονικά το W-2 τους.
Στο έντυπο W-2, οι εργοδότες πρέπει να αναφέρουν τον αναγνωριστικό αριθμό εργοδότη τους. το όνομα, τη διεύθυνση και τον ταχυδρομικό κώδικα. το όνομα, τη διεύθυνση και τον ταχυδρομικό κώδικα του υπαλλήλου. τους μισθούς, τις συμβουλές και άλλες αποζημιώσεις του εργαζομένου. ο ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος που ο εργοδότης παρακρατούσε από την αμοιβή του μισθωτού (που θα έπρεπε να είχε μεταβιβάσει στο IRS) · το ποσό των μισθών του υπαλλήλου που υπόκεινται στους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare · το ποσό των παρακρατηθέντων φόρων κοινωνικής ασφάλισης και Medicare · Συμβουλές κοινωνικής ασφάλισης. κατανεμημένες συμβουλές. τα επιδόματα εξαρτώμενης φροντίδας που καταβάλλει ο εργοδότης ή πραγματοποιούνται για λογαριασμό του εργαζομένου · αδιάθετο εισόδημα προγράμματος · και άλλες μορφές εισοδήματος, τα οποία μπορεί ή δεν μπορούν να φορολογηθούν, όπως το κόστος της κάλυψης της υγείας και των αναβολών μισθών που χρηματοδοτεί ο εργοδότης σε 401 (k) σχέδια (και τα δύο μη εφαρμόσιμα από το 2014). Οι εργοδότες αναφέρουν επίσης το κρατικό και τοπικό εισόδημα και τους φόρους κάθε υπαλλήλου που παρακρατούνται στο έντυπο W-2.
Εάν ένας εργοδότης κάνει λάθος στο έντυπο W-2 και τον αποτυπώσει μετά την κατάθεση του εντύπου, πρέπει να συμπληρώσει ένα έντυπο W-2c και να στείλει αντίγραφα τόσο στο IRS όσο και στον υπάλληλο για να διορθώσει το σφάλμα . Οι εργοδότες θα πρέπει να δώσουν σε κάθε υπάλληλο που υπόκειται στην W-2 να υποβάλει αντίγραφο του εντύπου μέχρι την πρώτη εργάσιμη ημέρα του Φεβρουαρίου (συνήθως 1 Φεβρουαρίου).