Μέρος της λειτουργίας μιας επιτυχημένης μικρής επιχείρησης είναι η αποτελεσματική αξιοποίηση των πιο πολύτιμων προϊόντων: ο χρόνος. Πριν αποφασίσετε να εκτελέσετε μια εταιρεία, θα πρέπει να είστε καλά εξοπλισμένοι με καλές δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου για να προωθήσετε την επιτυχία και την υγεία μιας νέας επιχείρησης. Υπάρχουν πολλοί τρόποι προσέγγισης του προβλήματος της διαχείρισης του χρόνου.

Ανάλυση Pareto

Η ανάλυση Pareto αναφέρεται σε αυτό που συνήθως ονομάζεται κανόνας 80/20. Η ιδέα πίσω από την ανάλυση Pareto είναι ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των εισροών. Για να βοηθηθούν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων, η ανάλυση Pareto απαιτεί προτεραιότητα σε πιο σημαντικές δραστηριότητες που έχουν σημαντικές επιπτώσεις σε ένα συγκεκριμένο έργο. Όσον αφορά τα έσοδα, ο κανόνας 80/20 θα δείξει ότι ένα σημαντικό τμήμα της κατώτατης γραμμής μιας εταιρείας οδηγείται από έναν σύντομο κατάλογο πελατών. Επίσης, σημαντικό μέρος των εσόδων μπορεί να δημιουργηθεί μόνο μερικά από τα διαθέσιμα προϊόντα της εταιρείας.

Είναι πολύτιμη διορατικότητα για να μπορέσουμε να προσδιορίσουμε ποιες εσωτερικές διαδικασίες της εταιρείας είναι οι πιο αποτελεσματικές ή παράγουν αξία. Η ανάλυση Pareto σας ενθαρρύνει να γνωρίζετε αυτές τις πολύτιμες διαδικασίες και να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στις λιγότερο ουσιαστικές πρακτικές.

Η ανάλυση Pareto σας υπενθυμίζει να εστιάσετε στις πιο παραγωγικές πτυχές της εταιρείας. Ο κανόνας αφορά τη βελτιστοποίηση της απόδοσης στην προσπάθεια. όσον αφορά την απόδοση χρόνου, να μάθουν πώς να διαφοροποιούν τα καθήκοντα που παράγουν έσοδα από τις μη παραγόμενες εργασίες. Όταν επιλέγετε ανάμεσα σε πολλαπλές δραστηριότητες που θα μπορούσαν να παράγουν έσοδα, επιλέξτε εκείνες τις εργασίες που θα αποφέρουν τα περισσότερα έσοδα για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η ανάλυση Pareto κάνει την κυριολεκτική έννοια της φράσης "ο χρόνος είναι χρήμα."

Μέθοδος ABC

Η μέθοδος ABC τοποθετεί τις δραστηριότητες σε τρεις απλές κατηγορίες σπουδαιότητας. Οι δραστηριότητες Α είναι οι πιο κρίσιμες διαδικασίες που σχετίζονται με την επιχείρηση. Οι δραστηριότητες Β χαρακτηρίζονται ως μέσου όρου και οι δραστηριότητες C είναι οι λιγότερο σημαντικές για τη συντήρηση της επιχείρησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο ABC σε συνδυασμό με την ανάλυση Pareto για να υπογραμμίσετε πόσο σημαντικό είναι να δοθεί πρόσθετος χρόνος στις αποδοτικότερες ή παραγόντων που παράγουν έσοδα της εταιρείας.

Η μέθοδος ABC χρησιμοποιείται συνήθως ως μέσο ανίχνευσης του αποθέματος, ενώ τα στοιχεία που φέρουν την ετικέτα Α υπολογίζονται συχνότερα από τα στοιχεία στις κατηγορίες Β και Γ. Η απώλεια στοιχείων στην κατηγορία Α προκαλεί μεγαλύτερη ζημιά στην επιχείρηση από την απώλεια στοιχείων στις κατηγορίες Β και Γ. εάν τα στοιχεία Α έχουν χαμηλό αριθμό απογραφών, τότε πρέπει να δώσετε μεγαλύτερη σημασία στην αποκατάσταση των στοιχείων αυτών.

Χρησιμοποιήστε την ανάλυση ABC με δραστηριότητες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε περιοδικά για να διατηρήσετε την επιχείρηση, όπως η ανάλυση δεδομένων εσόδων, η αξιολόγηση υπαρχόντων υπαλλήλων ή η μετάβαση σε διασκέψεις δικτύωσης.Γνωρίζετε ότι πρέπει να ολοκληρώσετε ορισμένες δραστηριότητες πιο συχνά από άλλες.

Μέθοδος Eisenhower

Η μέθοδος Eisenhower ονομάζεται μετά τον παραγωγικό Πρόεδρο Dwight Eisenhower. Κατατάσσει τις δραστηριότητες σε τέσσερις ομάδες. Εξετάζετε δύο ερωτήσεις όταν επιλέγετε την επόμενη πορεία δράσης: "είναι επείγον;" και "Είναι σημαντικό;" Ο χρόνος που αφιερώνετε σε κάθε μία από αυτές τις δραστηριότητες ακολουθείται από το λιγότερο για τους περισσότερους: όχι επείγοντα και όχι σημαντικά, επείγοντα και όχι σημαντικά, επείγοντα και σημαντικά και όχι επείγοντα και σημαντικά.

Αυτή η μέθοδος είναι ένα χρήσιμο εργαλείο επειδή σας αναγκάζει να εξετάσετε εάν μια δεδομένη δραστηριότητα, όπως η ακρόαση με προσοχή σε μια παρουσίαση των πωλήσεων, είναι επείγουσα ή σημαντική και αποθαρρύνει την εμπλοκή σε καθήκοντα που δεν είναι ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα. Η μέθοδος Eisenhower σας επιτρέπει να ξεφύγετε από τη σκέψη για βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες από την άποψη των εσόδων. Ενώ ο περισσότερος χρόνος θα δαπανηθεί για καθήκοντα που είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα, θα εκτελέσετε καθήκοντα που είναι επείγοντα και σημαντικά πρώτα.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν διαφορετικές ιδέες για το τι είναι επείγον και τι δεν είναι επείγον. Για κάποιους, η ηρεμία ενός δυσαρεστημένου πελάτη θα είναι κορυφαία προτεραιότητα για τους άλλους, μαθαίνοντας για μια νέα μέθοδο μάρκετινγκ που δεν έχουν δοκιμάσει οι ανταγωνιστές, θα είναι επείγον καθήκον. Η επανεξέταση των προτεραιοτήτων και αυτό που θεωρείται επείγον και σημαντικό αποτελεί απαραίτητο μέρος της επιτυχημένης διαχείρισης του χρόνου.

Μέθοδος POSEC

Το "POSEC" είναι ένα αρκτικόλεξο για την "Προτεραιότητα, Οργάνωση, Εξομάλυνση, Οικονομία, Συμβολή". Το σύστημα σας ενθαρρύνει να περάσετε από τις κινήσεις κάθε ρηθέντος ρήματος για να κάνετε καλύτερη διαχείριση του χρόνου.

"Προτεραιότητα" αναφέρεται στην οργάνωση παραγγελιών σύμφωνα με τους στόχους της επιχείρησης.Ο "Οργάνωσης" αναφέρεται στον συγχρονισμό αυτών των δραστηριοτήτων, καθώς σχετίζονται μεταξύ τους.Το "Streamline" αναφέρεται στη δημιουργία συστημάτων που σας επιτρέπουν να ολοκληρώνετε τις εργασίες σε μια πιο χρονοβόρα διαδικασία, Ο όρος "Οικονομία" αναφέρεται στην πραγματοποίηση οργανωτικών σχεδίων με πιο οικονομικά αποδοτικό τρόπο. Η "συνεισφορά" αναφέρεται στην επικέντρωση σε πιθανά μακροπρόθεσμα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή ορισμένων διαδικασιών.

Θεωρία Jar Jar

Το βάζο είναι η ώρα σου. Εάν το βάζο γεμίσει πρώτα με τα σημαντικά, σημαντικά χρονοβόρα καθήκοντα, μπορεί αργότερα να γεμίσει με μικρότερα βότσαλα και στη συνέχεια με άμμο για να γεμίσει πλήρως όλες τις ρωγμές. Εάν το βάζο αρχικά γεμίσει με την άμμο - εκείνους τους καταστροφείς χρόνου που έχουν μικρή σημασία για την κατώτατη γραμμή της εταιρείας ή για την πώληση προϊόντων και υπηρεσιών - δεν θα υπάρχει χρόνος ούτε για τα βότσαλα ούτε για τους σημαντικούς βράχους.

Η θεωρία για το βάζο του μαρουλιού υποδηλώνει ότι το ευκολότερο είναι να κάνετε - ή κατ 'αναλογία, να χύσετε στο βάζο του μαρουλιού - τις λιγότερο θετικές επιπτώσεις που μπορεί να έχει στην ανάπτυξη και το μέλλον μιας επιχείρησης. Ομοίως, τα ασήμαντα καθήκοντα ή οι κόκκοι άμμου είναι εύκολο να τοποθετηθούν στο βάζο και έχουν επίσης τη μικρότερη συνολική επίδραση στην κατώτατη γραμμή της εταιρείας.

Μπορεί να είναι πολύ πιο σημαντικό να αναλάβετε πρώτα τα πιο δύσκολα και σημαντικά καθήκοντα. αυτά είναι τα μεγάλα γεγονότα, οι νίκες.Διαφορετικά, θα πρέπει να σπαταληθεί ολόκληρος ο διαθέσιμος χρόνος για την τοποθέτηση σπόρων άμμου μέσα στο βάζο, δεν θα υπάρχει πλέον χρόνος ή δεν υπάρχει πλέον χώρος στο βάζο. Τα μικρά καθήκοντα είναι ελκυστικά. είναι εύκολο, και όταν τοποθετηθούν σε μια λίστα, μπορεί να φαίνονται σημαντικές. Ένα σωρό άμμου σε σύγκριση με ένα βότσαλο ή ένα βράχο, ωστόσο, έχει μικρή σημασία. Να είστε υπερήφανοι για τις μικρές και μεσαίες νίκες, αλλά να προσπαθείτε να ολοκληρώσετε τους κύριους στόχους σας.