Enterprise Resource Planning (ERP) είναι μια μεθοδολογία προσανατολισμένη στις διαδικασίες (Enterprise Process Planning) που ενσωματώνει συστήματα που χρησιμοποιούνται σε διαφορετικά τμήματα μιας εταιρείας, επιτρέποντας την εύκολη και ομοιόμορφη ροή πληροφοριών υπό καθορισμένους ελέγχους, με τη βοήθεια εφαρμογών λογισμικού και καθορισμένων βέλτιστων πρακτικών.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται στο ERP και τα χαρακτηριστικά τους για τις διάφορες λειτουργίες που εξυπηρετούν. Για να κατανοήσουμε καλύτερα τα εργαλεία, ας ξεκινήσουμε με τις λειτουργικές απαιτήσεις.
Τι χρειάζεται από ένα σύστημα ERP;
Κάθε σύστημα ERP πρέπει βασικά να πληροί τις ακόλουθες λειτουργικές απαιτήσεις.
- Πρέπει να είναι ένα ενιαίο σύστημα, με εύχρηστες εφαρμογές και διεπαφές, που να λειτουργεί άψογα σε πολλαπλά τμήματα με την απαραίτητη ελεγχόμενη πρόσβαση
- Κοινή βάση δεδομένων (ή πολλαπλές αλλά κοινές βάσεις δεδομένων) > Αναζήτηση και αναφορά βοηθητικών προγραμμάτων για την παραγωγή αναφορών με βάση διάφορες παραμέτρους (όπως "όλες οι παραγγελίες που δεν έχουν κατατεθεί από χθες στην κατηγορία" παιχνίδια ")
- Επέκταση, προσαρμογή και εύκολη ενσωμάτωση ενοτήτων ad hoc, όπως απαιτείται
- Τα εργαλεία που πληρούν τις απαιτήσεις ERP
Για την κάλυψη των αναγκών των παραπάνω λειτουργικών απαιτήσεων, τα ακόλουθα εργαλεία και εφαρμογές είναι υποχρεωτικά ενσωματωμένα στο σύστημα ERP.
Διαχείριση βάσεων δεδομένων / Εργαλεία διαχείρισης πληροφοριών
: Η αποθήκευση δεδομένων και η διαχείριση πληροφοριών με την καθιερωμένη ροή εργασίας σε διάφορα τμήματα και λειτουργίες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά οποιουδήποτε συστήματος ERP. Πολλές λύσεις και εργαλεία είναι διαθέσιμα για την αποθήκευση δεδομένων, τα οποία περιλαμβάνουν σχεσιακές βάσεις δεδομένων από εταιρείες όπως Oracle, Sybase, DB2 και δωρεάν προσφορές ανοιχτού κώδικα όπως Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby κλπ. Άλλα εργαλεία διαχείρισης πληροφοριών μπορούν να περιλαμβάνουν συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (CMS) και εφαρμογές αποθετηρίων.
Ανάλογα με τη βιομηχανία και τις απαιτούμενες λειτουργίες, πρέπει να επιλεγεί η κατάλληλη. Ένας κατασκευαστής μπορεί να βρει μια βάση δεδομένων συναλλαγών όπως η Oracle ή η MySQL για να είναι πιο σχετική, καθώς τα δεδομένα που βασίζονται σε συναλλαγές μετακινούνται μέσω διαφορετικών καταστάσεων (από την κατασκευή έως την απογραφή έως τη σύλληψη της παραγγελίας ή την πώληση προς την κατάσταση της προσφοράς). Από την άλλη πλευρά, μια εταιρία γραπτών περιεχομένων στο διαδίκτυο μπορεί να βρει ένα σύστημα αποθετηρίων CMS με έλεγχο έκδοσης που να ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες τους.
Η βάση δεδομένων ή το αποθετήριο μπορεί να είναι είτε ένα κεντρικό είτε πολλαπλό με αυτόματη ροή δεδομένων από τη μια βάση δεδομένων στην άλλη. Η καθορισμένη ροή εργασίας εξασφαλίζει απρόσκοπτη κίνηση δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να φιλοξενούνται τοπικά ή εξ αποστάσεως ή ακόμα και στο σύννεφο.·
Εφαρμογές και διεπαφές με κατάλληλο έλεγχο δικαιωμάτων
: Η αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων απαιτεί πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή επεξεργασία για την επεξεργασία των δεδομένων.Μόλις κατασκευαστούν τα στοιχεία, πρέπει να επισημανθούν ως έτοιμα αποθέματα. Το τμήμα διαχείρισης αποθεμάτων στη συνέχεια το ενημερώνει ως έτοιμο προς πώληση. Μετά από μια αγορά, το στοιχείο πρέπει να ενημερωθεί για την κατάσταση πώλησης και ούτω καθεξής. Για να επιτευχθεί αυτό, οι εύχρηστες εφαρμογές και διεπαφές αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε συστήματος ERP το οποίο έχει επίσης καθορισμένους ελέγχους και δικαιώματα. Για ε. σολ. , όταν ένα στοιχείο έχει επισημανθεί ως πωλημένο, μόνο οι φορείς εκμετάλλευσης του τμήματος εφοδιαστικής θα πρέπει να είναι σε θέση να το ενημερώνουν περαιτέρω, ενώ αυτοί από το τμήμα παραγωγής ή απογραφής θα πρέπει να έχουν πρόσβαση μόνο για προβολή. Ομοίως, για ένα εργαλείο ERP που γράφει περιεχόμενο, όταν ένας συγγραφέας υποβάλει το περιεχόμενο στον επεξεργαστή για έλεγχο, μόνο ο επεξεργαστής θα πρέπει να είναι σε θέση να το τροποποιήσει, για να αποφύγει τυχόν διπλασιασμό και διαφορές περιεχομένου.
Για να είναι δυνατή η ενσωμάτωση τέτοιων ελέγχων, εφαρμογών και διεπαφών που βασίζονται σε δικαιώματα, σε οποιαδήποτε λύση ERP που μπορεί να βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης, σε επιτραπέζιες εγκαταστάσεις ή σε εφαρμογές tablet / κινητής τηλεφωνίας. Μια κατασκευαστική ομάδα σε μια στάσιμη θέση θα προτιμήσει μια επιφάνεια εργασίας που βασίζεται διεπαφή, ενώ μια ομάδα πωλήσεων συνεχώς σε κίνηση θα επωφεληθούν από ένα πρόγραμμα περιήγησης που βασίζεται διεπαφή ή κινητή εφαρμογή.
Εργαλείο διαχείρισης ροής εργασίας
: Ένα σύστημα ERP αποτελείται από πολλές ενότητες και αποθήκες δεδομένων όπου οι ενημερώσεις και οι ενέργειες δεδομένων ακολουθούν μια λογικά καθορισμένη ακολουθία με βάση τις επιχειρηματικές ανάγκες. Αυτό αποτελεί τη ροή εργασίας. Η ροή εργασίας μπορεί να θεωρηθεί ως το μυαλό που ελέγχει τις διάφορες λειτουργίες του σώματος (ροή του αίματος, του αέρα, των τροφίμων και άλλων προμηθειών, κίνηση των σωματικών τμημάτων κ.λπ.). Μια σαφώς καθορισμένη ροή εργασίας με κατάλληλη πρόσβαση σε διάφορα επίπεδα είναι το απαραίτητο μέρος οποιασδήποτε λύσης ERP.
Εργαλείο αναφοράς / Πίνακας εργαλείων
:
Επίπεδο διαχείρισης, επίπεδο τμήματος Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συνήθως εντός πλαισίου ERP περιλαμβάνουν τις ροές εργασίας Agiloft, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, , επίπεδο ομάδας ή δημιουργία επιμέρους επιπέδων είναι μια άλλη σημαντική απαίτηση για ένα σύστημα ERP. Είναι συνήθως διαθέσιμη είτε σε μορφή πίνακα ελέγχου (με προβολή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο - εμφανίζοντας πληροφορίες όπως παραγγελίες που έχουν ληφθεί αλλά δεν έχουν αποσταλεί ακόμα, αποτυχημένες πληρωμές της τελευταίας εβδομάδας κλπ.) Ή προσαρμόσιμες αναφορές που παράγονται σε κοινές λέξεις- επεξεργασία εφαρμογών όπως τα υπολογιστικά φύλλα. Τα περισσότερα εργαλεία αναφοράς και οι πίνακες ελέγχου λειτουργούν σε πραγματικό χρόνο (ή με ελάχιστη χρονική υστέρηση). Όπως και οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται από τις υπηρεσίες για ενημερώσεις δεδομένων, αυτά τα εργαλεία αναφοράς / προβολές του πίνακα ελέγχου είναι διαθέσιμα ως εγκαταστάσεις με βάση το πρόγραμμα περιήγησης ή με επιτραπέζιους υπολογιστές. Περιλαμβάνουν επίσης λειτουργίες αναφοράς τέλους ημέρας που προσφέρουν ηλεκτρονικές αναφορές των αναφορών με γραφήματα / γραφήματα / πίνακες ως συνημμένα Microsoft Excel ή Word.
Εργαλεία Επικοινωνίας
: Σε οποιοδήποτε σύστημα που λειτουργεί σε πολλαπλά τμήματα, η επικοινωνία είναι υποχρεωτική. Τα συστήματα ERP διευκολύνουν αυτό προσφέροντας εργαλεία για τη δημιουργία αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας, στιγμιαίου μηνύματος, συνομιλίας ή γενικών χαρακτηριστικών εκπομπής σε ατομικό και ομαδικό επίπεδο. Πείτε τη στιγμή που μια παραγγελία έχει επισημανθεί ως "έτοιμη προς αποστολή", θα πρέπει να ενεργοποιείται αυτόματη αλληλογραφία στο τμήμα υλικοτεχνικής υποστήριξης για να ξεκινήσει η διαδικασία αποστολής. Ή εάν μια κουζίνα κουζίνας πίτσα έχει αναπτύξει κάποιο πρόβλημα, ένα γενικό μήνυμα εκπομπής μπορεί να σταλεί σε όλα τα άλλα τμήματα για να σταματήσει να λαμβάνει περαιτέρω παραγγελίες. Περισσότερες λειτουργίες άμεσων μηνυμάτων (όπως αυτές από Lync, Chatter ή Yammer) ενσωματώνονται για εύκολη και άμεση επικοινωνία.
Εκτός από τα παραπάνω εργαλεία που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε συστήματος ERP, υπάρχουν επιπλέον αυτά που μπορούν να ενσωματωθούν ανάλογα με τις ανάγκες:
·
Αναλυτικά εργαλεία
: A πολλά αναλυτικά εργαλεία μπορούν να ενσωματωθούν στο σύστημα ERP για επιχειρηματική ευφυΐα, πρόβλεψη, εξόρυξη δεδομένων και συναφή ανάλυση. Αυτά τα αναλυτικά εργαλεία χρησιμοποιούνται για να αποκτήσουν πολύτιμες γνώσεις για τη λήψη στρατηγικών επιχειρηματικών αποφάσεων με βάση τα διαθέσιμα δεδομένα (όπως η παρακολούθηση της συμπεριφοράς των καταναλωτών γύρω από τις αγορές διακοπών, τα συγκριτικά αποτελέσματα για τα προϊόντα σε ράφι με κόκκινο χρώμα που έχουν περισσότερες πωλήσεις από αυτές με μπλε ράφι κλπ.) > Εργαλεία προγραμματισμού κατανομής πόρων και εργασιών
:
Τα συστήματα ERP μπορούν επίσης να ενσωματώσουν εργαλεία για την κατανομή πόρων σε τμήματα και εργασίες (για βιομηχανίες υψηλής έντασης εργασίας). Αυτά τα εργαλεία λειτουργούν με βάση την απλή αρχή του καθορισμένου χρόνου που απαιτείται από μια εργασία / έργο εναντίον του χρονοδιαγράμματος διαθεσιμότητας πόρων. Κατά την ολοκλήρωση της εργασίας, ο πόρος αποδίδεται αυτόματα σε μια νέα εργασία που ταιριάζει με τις δεξιότητές του ή τοποθετείται σε μια ομάδα για την επόμενη ανάθεση. Τα εργαλεία έχουν λειτουργικότητα για χειροκίνητη παρέμβαση στο επίπεδο εποπτών σε περίπτωση καθυστέρησης μιας εργασίας. Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν σαφή ορατότητα σχετικά με το τρέχον και το μελλοντικό φόρτο εργασίας, τη βέλτιστη χρήση των πόρων, τη διερεύνηση δυνατοτήτων αυτοματισμού κλπ. Άλλα χαρακτηριστικά προσθήκης
: Τα ERP συστήματα μπορούν να ενσωματώσουν modules για Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού, Συστήματα παρακολούθησης, διαχείριση εγγράφων κ.λπ., σύμφωνα με τις επιχειρηματικές ανάγκες. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός διαθέσιμων εργαλείων ειδικά για κάθε κλάδο και τύπο λειτουργίας και οι πωλητές ERP παρέχουν τη βοήθειά τους σε ενδιαφερόμενους πελάτες για την επιλογή της καλύτερης εφαρμογής. Το Διαδίκτυο είναι πάντα διαθέσιμο για αυτοβοήθεια για να πάρει τις απαιτούμενες πληροφορίες.
Η κατώτατη γραμμή : Το ERP είναι ένα πολύπλοκο πλαίσιο υλοποίησης και συνήθως χρειάζεται έναν εξειδικευμένο προμηθευτή για υλοποίηση. Δύο μεγάλα σημεία συμφόρησης που εντοπίζονται με εφαρμογές ERP είναι το υψηλό κόστος και η μη τήρηση των βέλτιστων πρακτικών. Ενώ το κόστος μπορεί να μετριαστεί σε κάποιο βαθμό με την προσεκτική αξιολόγηση διαφορετικών προμηθευτών και την αξιολόγηση των ελεύθερων εργαλείων ανοιχτού κώδικα, η άλλη πρόκληση των αποτυχιών λόγω της έλλειψης προσκόλλησης στις βέλτιστες πρακτικές μπορεί να μετριαστεί με εστιασμένη κατάρτιση προς τους εργαζομένους. Η σωστή αξιολόγηση στα αρχικά στάδια, η συνεργασία με πωλητές με σωστή τεχνογνωσία και η σαφής εκπόνηση απαιτήσεων εξαρτάται από την αποτελεσματική και επιτυχημένη υλοποίηση των εργαλείων ERP.